Demander de l’argent de parrainage par lettre est une question délicate, car il faut beaucoup d’informations sur une ou deux pages. Si vous écrivez une lettre d'accompagnement qui accompagne une proposition de parrainage, celle-ci doit taquiner votre lecteur afin qu'elle veuille examiner la proposition. Mais si la lettre est autonome, elle doit répondre à certaines questions clés. Pourquoi le sponsor devrait-il être impliqué? Pourquoi devraient-ils ouvrir une conversation avec vous? Qu'y a-t-il pour le sponsor?
Conseils
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Une bonne lettre expliquera pourquoi le sponsor devrait vouloir soutenir votre cause et communiquer son contenu.
Organisez votre contenu
Rédigez une liste des informations que vous souhaitez communiquer aux sponsors potentiels par ordre d'importance. Divisez votre contenu en sections et déterminez le contenu de chaque paragraphe de votre lettre. Une bonne lettre peut contenir une bonne introduction, une liste de vos avantages, des détails sur l’événement, les frais et un moyen pour le lecteur de vous contacter. Si votre lettre est une demande de parrainage, écrivez une lettre de deux pages accompagnée d'une feuille de surbrillance d'une page qui répertorie vos avantages, vos coûts et vos coordonnées.
Commencez avec une intro forte
Commencez votre lettre en disant aux sponsors potentiels que vous bénéficiez d’un avantage. Ne commencez pas votre lettre en parlant de votre temps de travail, du nombre de personnes que vous servez ou du bien public que vous faites. C’est important et cela devrait être inclus dans votre lettre, mais vous pouvez vous démarquer des nombreuses autres organisations qui demandent aux entreprises des contributions, des dons et des commandites en informant immédiatement vos lecteurs que votre événement peut aider leurs entreprises. En particulier, informez les sponsors potentiels que votre événement peut leur fournir une exposition efficace à leur clientèle cible.
Exemple:
Si vous souhaitez atteindre des centaines de nouveaux parents dans votre ville, nous avons une grande opportunité pour vous! Lors de notre prochaine date de jeu pour les enfants, nous aimerions présenter la gamme de vêtements de vos enfants en vous proposant de sponsoriser une table à un coût très bas.
Présentez vos avantages
Indiquez les avantages que vous offrez à des sponsors potentiels, notamment les suivants: signalisation à l’événement, billets gratuits, droits de désignation, accès aux listes de participants, échantillonnage des produits et logos sur les supports marketing, les billets, les T-shirts et votre site Web. Expliquez la mission de votre organisation et dites aux sponsors qu’ils peuvent s’associer à vos bonnes œuvres, créant ainsi la fidélité à la marque et les préférences de votre public. C'est là que vous vendez le sentiment de «chaleur et de flou» associé aux parrainages. Si vous fournissez une feuille contenant une liste complète d’avantages et de possibilités de parrainage, maintenez cette section brève et renvoyez le lecteur à votre liste.
Exemple:
Nous avons opéré localement dans la communauté pendant plusieurs années, et notre rendez-vous annuel pour enfants est un événement populaire. Nous avons beaucoup de nouveaux parents, avec des enfants du nouveau-né à 2 ans, qui aimeraient voir votre ligne de vêtements. Avec un parrainage de table, vous obtenez une signalisation avec votre logo au-dessus de votre table et à l’entrée de l’événement, un dépliant dans le sac que nous distribuons et une position privilégiée à la date de la partie pour une visibilité maximale.
Fournir les détails
Expliquez le format de votre événement, la participation attendue, les dates, les succès précédents et toute autre logistique. Indiquez les coûts pour un sponsor qui doit être impliqué si la lettre correspond à la présentation et n’est pas accompagnée d’une proposition de sponsoring. Gardez cette section brève pour empêcher votre lettre de courir. Piquez l’intérêt d’un sponsor potentiel avec les détails généraux afin qu’il devienne intéressé et demande plus de détails. Pensez comme un sponsor potentiel et terminez cette section par une phrase de synthèse qui réaffirme l’avantage du sponsoring pour les activités de ce dernier.
Exemple:
Notre événement attire des centaines de nouveaux parents, pour la plupart dans les limites de la ville et dans votre magasin de vêtements. Les sponsors précédents ont presque vendu leurs articles et ont vu une augmentation substantielle de la clientèle sans rendez-vous. Pendant la date de notre jeu, qui aura lieu le lundi 6 février, à 12 heures-4 heures, les parents pourront boire un café et se promener autour des tables pendant que leurs enfants joueront dans notre salle de jeux rénovée.
Terminer avec un appel à l'action
Terminez votre lettre demandant au sponsor d'agir. S'il s'agit d'une lettre d'accompagnement accompagnant une proposition, dirigez le sponsor vers la proposition. Si la lettre correspond à la lettre, demandez au lecteur d’appeler ou d’envoyer un courrier électronique avant une date précise ou rendez-vous sur votre site Web pour plus de détails. Ajout d'un P.S. à la fin d'une lettre fait que cette information se démarque du reste du contenu, utilisez donc cette option pour faire une forte impression finale.
Exemple:
Nous aimerions que tous nos sponsors achètent leurs tables d’ici la fin du mois. Je ferai un suivi avec vous la semaine prochaine pour voir à quel niveau de parrainage vous êtes à l'aise. Nous sommes impatients de créer un partenariat avec vous pour aider les parents à s’adapter plus facilement à la transition de la nouvelle parentalité!
