Une matrice de distribution de documents vous fournit une référence visuelle pour déterminer comment communiquer avec un large éventail de personnes. Ces matrices sont utiles dans les entreprises, les écoles et toute autre organisation qui communique par le biais de documents imprimés ou informatisés. Les outils de feuille de calcul informatisés, tels que Excel, Numbers, 1-2-3 ou Calc, sont les meilleurs outils pour créer une matrice de distribution de documents, mais vous pouvez utiliser n’importe quel logiciel permettant de créer des tableaux. Si votre organisation est petite, vous pourrez peut-être dessiner votre matrice à la main.
Lancez un nouveau classeur dans votre tableur ou configurez un nouveau tableau dans un programme de traitement de texte. Les programmes de feuille de calcul peuvent traiter plus de données que de tableaux, donc choisissez ce format si vous en avez la possibilité.
Répertoriez chaque type de document que vous utilisez pour votre organisation dans la rangée supérieure de votre feuille de calcul, en commençant par la deuxième colonne. Les types de documents d'une matrice générale peuvent inclure des calendriers, des comptes rendus de réunion, des rapports sur les revenus et des bulletins spéciaux. Si votre matrice concerne un projet spécifique, répertoriez les documents individuels liés au projet plutôt que les catégories de documents. Par exemple, une matrice de document de projet de construction peut répertorier des éléments tels que des dessins électriques, des dessins architecturaux, des élévations et des copies de permis spécifiques.
Répertoriez tous les membres de votre entreprise ou organisation dans la première colonne du côté gauche de votre feuille de calcul, en commençant par la deuxième ligne. Divisez les personnes en catégories, le cas échéant. Par exemple, dans une matrice de petite entreprise, les catégories peuvent être "Gestion", avec tous les membres du personnel de direction répertoriés alphabétiquement sous l'en-tête de catégorie, "Employés" avec ceux énumérés alphabétiquement ci-dessous, "Clients" avec ceux répertoriés par ordre alphabétique et "Marketing" avec tous les éléments. vos contacts marketing externes répertoriés.
Vérifiez votre ligne et colonne d'en-tête pour vous assurer que les deux listes sont complètes. Si cela facilite la visualisation de la matrice, ajoutez un ombrage aux rangées de catégories de membres afin de séparer les types de personnes qui reçoivent votre documentation.
Réduisez votre première colonne de document, qui sera la colonne B de la plupart des tableurs, et placez un "e" dans la cellule à côté du nom de toute personne qui devrait recevoir ce document par voie électronique. Placez un "p" dans la cellule à côté de toute personne qui devrait recevoir une copie papier de ce document. Si une personne ne doit pas recevoir ce document, laissez la cellule à côté de son nom vide. Si vos besoins sont plus complexes, modifiez la notation en fonction de votre organisation. Par exemple, vous pouvez taper "2 copies papier" ou "p-2" pour indiquer plusieurs copies. Tant que tous les membres de votre organisation comprennent la notation, utilisez n'importe quelle méthode qui vous convient.
Répétez le processus pour chaque colonne en travaillant dans la liste pour marquer les copies papier et électroniques. Ceci complète votre matrice de distribution de documents.
Créez des hyperliens à partir de votre feuille de calcul de la matrice de distribution de documents dans votre base de données d'informations de contact si possible. Cela vous permettra de cliquer sur un nom dans votre matrice pour ouvrir les informations de contact de cette personne afin de pouvoir facilement envoyer des copies électroniques ou papier. Consultez le fichier "Aide" de votre tableur pour savoir comment procéder.
Conseils
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Vous pouvez également utiliser des matrices de distribution de documents pour enregistrer l'emplacement de stockage de vos documents. Dans ce cas, répertoriez vos documents dans la première colonne et vos emplacements de stockage en haut, tels que "serveur Web", "classeur bureau principal 1", "ordinateur de réception", etc. Placez un "X" dans la cellule où se rencontrent la ligne du titre du document et la colonne de l'emplacement de stockage.
