Comment créer un organigramme d'expédition. Les entreprises doivent veiller à ce que leurs employés adhèrent à un processus d’expédition standard. Cette conformité devient toutefois difficile lorsque le roulement du personnel ou le volume des livraisons augmente soudainement. Contournez ces problèmes en créant un organigramme du processus d'expédition décrivant clairement la procédure acceptée par la société.
Utilisez n’importe quel programme informatique de traitement de texte ou de présentation graphique qui crée des tableaux ou des graphiques. Insérez un champ, une zone de texte ou une ligne pour chaque étape majeure du processus d'expédition de l'entreprise. Configurez un document d'une seule page au format paysage. Ajouter le titre "Organigramme du processus d'expédition".
Commencez la première étape en identifiant la manière dont la société commence une nouvelle commande. Demandez aux employés de s’assurer que les lots ne sont pas en double ou frauduleux. Demandez au personnel d'imprimer les bordereaux de marchandises et de trier les lots par transporteur, tels que FedEx, DHL, US Mail ou UPS. Demandez ensuite aux employés de localiser le formulaire d’expédition spécifique du transporteur et de compléter le rapport de manutention de chaque transporteur.
Demandez aux employés d’identifier les instructions d’emballage du transporteur. Suivez cette étape en expliquant comment le personnel vérifie que les exigences de chaque transporteur ont été satisfaites. Insérez les étapes expliquant comment les packages personnalisés doivent être assemblés. Identifiez l'endroit où, dans le service d'expédition, les employés doivent localiser ces fournitures.
Donner des instructions pour compléter les étiquettes d'expédition de l'entreprise. Insérez les étapes demandant aux employés de saisir le poids du sac et la destination d’expédition. Ajoutez une étape demandant au personnel de remplir un formulaire de contrôle des expéditions de la société. Expliquez ensuite où les employés doivent placer les colis assemblés prêts à être expédiés.
Complétez le tableau en indiquant les étapes à suivre pour inciter les employés à confirmer qu’ils respectent l’ensemble de la procédure. Demandez-leur de vérifier qu'ils ont bien saisi l'ordre dans le système informatisé de l'entreprise ou dans un journal de bord. De plus, demandez aux employés de vérifier les étiquettes d’expédition pour des informations précises. La dernière étape doit spécifier qu'ils saisissent les numéros de suivi dans le rapport d'expédition quotidien de l'entreprise.
