Dans un monde des affaires parfait, les employés n’auraient pas besoin d’une feuille écrite indiquant ce qu’il faut faire et ne pas faire concernant leurs attentes en matière de comportement, d’habitudes de travail et d’éthique. Malheureusement, la législation regorge de cas impliquant des travailleurs qui ont poursuivi leur employeur pour licenciement abusif au motif qu’on ne leur avait jamais dit qu’il était inapproprié de jouer à des jeux sur ordinateur, de vendre leurs meubles de bureau ou de voler des fournitures. Voici comment rédiger des déclarations de politique qui garantiront que tout le monde respecte les mêmes règles.
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Identifiez un problème de personnel à résoudre. Il peut s’agir d’un problème existant (violations du code d’habillement, absentéisme, par exemple) ou d’un problème potentiel pouvant découler d’une fusion, d’une réduction des effectifs, d’une externalisation ou de la création d’un nouveau produit ou service.
Réunissez un comité informel comprenant votre responsable des ressources humaines, un avocat et des représentants du groupe qui sera directement concerné par la nouvelle politique.
Expliquez au groupe pourquoi vous estimez qu'une nouvelle politique est nécessaire. Pour prendre l'exemple de la tenue vestimentaire, on pourrait argumenter que les employés doivent projeter une image professionnelle de l'entreprise afin d'attirer et de fidéliser les clients. Si les clients s'aperçoivent que les employés ne se sont pas souciés de leur temps ni de leur temps, ils peuvent se demander si cette négligence va s'étendre à la gestion de leur police d'assurance ou à la vente de leur maison.
Sollicitez les commentaires du comité sur la façon dont le problème peut être résolu. Par exemple, on pourrait suggérer que les employés masculins soient autorisés à porter des chemises ouvertes, mais qu'ils doivent toujours avoir un manteau et une cravate à leur disposition pour les réunions avec les clients. D'autres idées pourraient consister à désigner un code vestimentaire décontracté un jour par semaine (par exemple, "Vendredi décontracté") ou à permettre aux employés qui n'ont aucun contact avec la clientèle de définir le type de vêtement qui conviendrait le mieux à leurs conditions de travail.
Passez en revue les suggestions et sélectionnez celles qui vous conviennent le mieux. Retournez au comité avec cette liste et lancez une discussion sur (1) celui qui représente le meilleur compromis et (2) la manière dont la politique sera appliquée.
Décrivez votre politique. La déclaration liminaire devrait expliquer dans un langage clair et clair les raisons pour lesquelles la politique est importante. La deuxième section devrait indiquer quelle est la nouvelle politique, qui elle concerne et à quelle date elle entrera en vigueur. Si plusieurs éléments de la stratégie sont définis (c’est-à-dire une liste de vêtements qui ne sera plus acceptable), utilisez des puces pour les faire ressortir. La troisième partie de la politique devrait expliquer comment la politique sera appliquée et les conséquences en cas de violation.
Passez en revue l'ébauche de votre déclaration de politique avec votre responsable des ressources humaines et votre avocat afin de vous assurer que toutes les bases ont été couvertes et que la langue est facile à comprendre.
Déterminez comment le nouvel énoncé de politique sera diffusé aux employés. Le format le plus populaire est un mémo de bureau distribué par les canaux habituels. Malheureusement, cette approche peut vous laisser ouvert à un employé qui insiste pour dire qu'il ne l'a jamais vue ou qu'il a été jeté par accident. Pour résoudre ce problème, vous pouvez inclure une ligne de signature pour chaque employé sous l'énoncé «J'accuse réception et compréhension de cette politique». Distribuez deux copies. Leur demander de signer et de renvoyer l’un d’eux et de garder le second au dossier ou dans le manuel de leur employé.
Conseils
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Les conséquences de la violation d'une stratégie d'entreprise doivent être cohérentes avec le degré de gravité. Dans le cas d'infractions mineures, il peut s'agir d'une simple simple lettre de réprimande dans le dossier personnel du travailleur, d'un dock salarial ou du retrait d'un privilège. Pour des actes plus graves tels que la toxicomanie, le vol ou la compromission de l’intégrité de la société, il en résulterait la résiliation et, dans certains cas, le dépôt d’accusations criminelles.
