Chaque choix fait lors de la gestion d'une entreprise peut avoir une incidence sur les résultats, mais parfois, les entreprises sont contraintes de changer, et les décisions consistent à essayer de tirer le meilleur parti possible d'une mauvaise situation. Dans ces cas, le propriétaire pragmatique de l’entreprise cherche à déterminer quelles conséquences pourraient en découler et comment différentes réactions pourraient modifier le résultat. Pour ce faire, ils utilisent une analyse d'impact.
Qu'est-ce qu'une analyse d'impact?
L'analyse d'impact est le proverbial "regard avant de sauter", le "et si" qui arrête un mouvement imprudent qui peut provenir de réactions instinctives au changement.
Si certains aspects de votre entreprise sont perturbés, quelles en sont les conséquences? Comment cela affectera-t-il votre équipe, votre budget, vos profits, vos pertes et votre avenir? Une analyse d’impact est un moyen formel de collecter des données et de supposer en fonction des avantages et des inconvénients de tout changement ou perturbation de votre entreprise. Une bonne analyse d’impact vous aidera à identifier les stratégies de reprise, les méthodes de prévention ou les moyens d’atténuer les impacts sur l’entreprise.
Les perturbations peuvent prendre de nombreuses formes - des inondations après un ouragan à quelque chose de plus simple, comme un atelier de fermeture de fournisseur de confiance. Que la perturbation soit grande ou petite, tout a un impact. Mais traditionnellement, l’analyse d’impact était considérée comme une «gestion de la continuité des activités», étape incontournable de la reprise après sinistre, où des impacts plus importants se font sentir.
Pourquoi devez-vous effectuer une évaluation d'impact sur l'entreprise?
L’analyse d’impact est généralement achevée lorsqu’un impact négatif ou des difficultés doivent être affrontés et des solutions trouvées, souvent en cas de catastrophe ou d’autres impacts soudains et imprévus. Il est souvent possible de remédier à de tels problèmes de différentes manières, mais si l’on ne connaît pas l’ampleur des conséquences, il n’y aura peut-être pas de base solide pour prendre des résolutions. L'analyse est censée changer les chances en fournissant une meilleure compréhension globale avant d'agir.
Souvent, une entreprise doit faire face à des changements imprévus, ce qui signifie qu’elle n’a pas été préparée. Peut-être les lois civiques changent-elles en ce qui concerne les heures de bureau ou le zonage de la circulation. Peut-être un changement d'emplacement est-il nécessaire après une augmentation inattendue et spectaculaire du bail ou un désastre massif en matière de plomberie. La chaîne d'approvisionnement a peut-être été perturbée.
Dans tous ces cas, l’analyse d’impact peut aider la direction à comprendre les coûts réels de la situation dans laquelle elle se trouve et la marche à suivre.
C’est formidable que l’analyse d’impact soit utile dans ces situations, mais c’est un outil tellement utile qu’il ne devrait pas être utilisé uniquement en cas d’urgence. Chaque fois qu'un changement majeur se présente devant une entreprise, une analyse d'impact peut aider à clarifier les choses avant de prendre des décisions percutantes.
En fin de compte, la raison pour laquelle vous avez besoin d’évaluations d’impact sur l’entreprise se résume à la réalité: les impacts se font rarement sentir que sur le résultat final. Ils affectent la marque, la confiance, la loyauté, la réputation et d’autres aspects qui ne sont ni en noir ni blanc, ce qui peut avoir des conséquences à long terme.
Ce qu'il faut rechercher dans une analyse d'impact
L’analyse d’impact serait plus simple s’il s’agissait d’argent, mais votre société dépend beaucoup du changement et de la reprise après sinistre.
Bien que l’analyse d’impact sur les entreprises doive être assez complète, il est important de ne pas exagérer et de créer une pléthore de catégories d’évaluations. Trop de données trop dispersées peuvent brouiller les cartes.
Au lieu de cela, prenez un aperçu qui divise l’impact entre les effets "quantitatifs" et "qualitatifs". Quantitative est tout ce qui affecte les profits et les pertes du point de vue de l'argent entrant / sortant. Cela comprend donc les pertes de revenus, l’augmentation des dépenses d’exploitation, ainsi que les pénalités, amendes et sanctions encourues en conséquence. L’évaluation qualitative porte davantage sur le reste - son impact sur le client, son impact sur la marque, tout dommage ou crédit à la réputation de la société et même le fait de savoir si les factures peuvent être payées rapidement pour rester en règle avec les fournisseurs.
Il y aura des catégories évidentes que presque toute évaluation d'impact devrait inclure, comme l'augmentation des dépenses d'exploitation, les pertes de revenus et les dommages à la marque ou à la réputation. Mais les autres domaines étudiés devraient refléter la mission principale de l’entreprise.
Par exemple, supposons que ce soit un cabinet médical qui a subi une inondation. Le bureau pourrait peut-être rester ouvert malgré les dégâts, mais s’il cause une pollution particulaire dans l’air ou compromet la chaleur ou le confort de la salle d’attente, il est important de prendre en compte la sécurité des patients. C'est impact aussi. Toutefois, interrompre trop longtemps les services et les retarder pourrait être dangereux pour certains clients. Pourtant, ce facteur aurait une incidence différente pendant les mois d'été, par exemple, lorsque de nombreux patients sont en vacances, et en novembre, lorsque tout le monde est de retour au travail et à l'école pendant la saison de la grippe. fait rage.
Les paramètres d’analyse d’impact varient considérablement en fonction du type d’entreprise concerné. Il est donc important que vous compreniez quels facteurs externes peuvent et ont une incidence sur la croissance ou l’échec de votre entreprise. Sachant cela, choisissez trois ou quatre catégories pour chaque évaluation d'impact quantitative et qualitative et prenez des notes détaillées en conséquence. Ce faisant, veillez à utiliser les données actuelles ou récentes et collaborez avec d'autres responsables ou membres du personnel pour obtenir leurs observations ou leurs points de vue, car leur apport peut s'avérer précieux pour votre stratégie.
Trois principales catégories d'impact
Si vous subissez un impact commercial, il appartiendra probablement à l’une des trois catégories suivantes:
- L'une d'elles est une perte affectant un bâtiment ou un magasin, qui pourrait être provoquée par un incendie, une catastrophe, des dégâts d'eau et d'autres situations causant des dommages suffisants pour perturber les activités.
- Deux sont les perturbations des données et de la technologie lorsque vous avez perdu des systèmes informatiques ou que vous avez eu des problèmes majeurs de technologie ou de machines qui vous aident à faire votre travail quotidien.
- Troisièmement, il s’agit d’une perte de personnel et d’autres ressources qui pourraient être causées par une maladie répandue ou les conséquences d’une grève en cours dans le secteur du transport en commun.
Faire des évaluations d'impact non émergentes
Parfois, effectuer une analyse d’impact après une catastrophe revient à apprendre à nager après la chute d’un bateau - ce n’est pas idéal.
Exécuter des évaluations d'impact avant que des catastrophes ne se produisent est un peu comme une conduite sûre, où vous devriez toujours être conscient de ce que fait le conducteur, deux voitures devant vous, et pas seulement celle devant vous. Cela vous prépare, vous êtes donc prêt à agir si quelque chose se produit.
Comprendre des éléments tels que le coût et l'impact des éventuelles perturbations, telles que les inondations et les bouleversements de la chaîne logistique, vous permet de créer des plans d'urgence afin que vous puissiez passer à l'action au lieu de déterminer votre position. Pour les grandes entreprises, une analyse d’impact préventive peut sauver la situation si les choses tournent mal. Des situations telles que les inondations, les tempêtes de verglas et les problèmes de fournisseurs peuvent toutes être planifiées à l'avance et une analyse d'impact peut être utile.
Les impacts se produisent souvent avec quelques avertissements. Peut-être un fournisseur a-t-il laissé entendre qu'il pourrait ne pas être en mesure de vous fournir une certaine marque de produit ou un type de service dont vous êtes devenu dépendant. En effectuant une évaluation de l'impact sur l'entreprise, vous pourrez déterminer quelles actions sont idéales si ce changement se concrétise. Vous réalisez peut-être que vous ne pouvez pas accepter ce changement, vous pouvez donc trouver un nouveau fournisseur et éventuellement négocier avec lui. Peut-être que vous apprenez que votre fournisseur de confiance est en train de trouver une solution de remplacement afin que vous puissiez évaluer si cela fonctionnera pour vous et vos clients.
Navigation dans les évaluations d'impact d'urgence
Les impacts sont des menaces pour votre entreprise et disposer de plans de préparation aux menaces fait partie du processus de gestion d'une entreprise intelligente. Mais que se passe-t-il si c’est ce qu’ils appellent un «événement du cygne noir» - quelque chose que vous ne pouvez pas prévoir, qui est complètement imprévisible et inattendu? Comment recueillez-vous les pièces et comprenez-vous ce qui est vraiment en jeu?
Au-delà des cygnes noirs, les autres options sont que vous faites face à une crise connue et préparée, ou à quelque chose qui est connu mais non préparé.
Quoi qu’il en soit, vous devrez passer à l’action. Vous aurez besoin de personnes stables à la barre pour pouvoir décider de la suite des choses.
Toutes ces situations signifient que le temps est critique et que des actions sont nécessaires pour limiter la perte de revenu et éviter que les interruptions d'activité ne soient plus longues que nécessaire. En mettant en place des systèmes de sauvegarde des données hors site pour conserver l'accès à des éléments tels que les fournisseurs, le personnel et les autres contacts dont vous aurez besoin lors de la récupération après impact, vous pouvez être opérationnel beaucoup plus rapidement.
Dans des situations difficiles, sachez que certains experts le font pour gagner leur vie. Contacter une entreprise spécialisée dans la gestion de crise peut vous aider à surmonter le choc initial et à élaborer un plan d'action plus rapide pour le triage. Cela peut coûter cher, mais vous devrez peser cela par rapport aux coûts supplémentaires que vous pourriez subir si vous restiez à essayer de savoir par où commencer par vous-même.
Analyse d'impact: une étude de cas
Voici un exemple de situation non urgente qui bénéficie d’une analyse d’impact avant de réagir à une mauvaise nouvelle.
Imaginez que vous dirigez un café dans un coin occupé. On apprend que les autorités de transport régionales ont approuvé l'installation d'une nouvelle ligne de bus en parallèle de votre magasin. Selon le plan de construction en surface, les travaux peuvent être en cours à des degrés divers pendant deux ans. Cela signifie qu'il y aura une barrière métallique des deux côtés de la rue pendant une grande partie de cette période, bloquant la circulation transversale sur plus d'un kilomètre. Ici et là, les piétons pourront se croiser, mais pas les voitures; mais même les piétons auront du mal. Toute la région devrait subir une perte d’affaires et nombre de ses collègues envisagent de s’implanter.
Le dilemme est donc, restez-vous ou partez-vous? Si vous restez, dans deux ans, vous aurez une vitrine de choix avec probablement plus d’affaires que jamais auparavant, car ce sera un centre de transit. L'arrêt sera juste là, et un nouveau supermarché de destination aura terminé la construction de l'autre côté de la rue. Mais dans l’intervalle, vous serez confronté à une perte d’activité considérable. Fini les passants qui s'arrêtaient pour prendre un café et très peu de gens de l'autre côté de la barrière. Dans quelle mesure votre entreprise souffrira-t-elle?
Par contre, déménager coûterait cher. Vous auriez besoin de faire une analyse de localisation, d’obtenir des permis et même de nouvelles cartes de visite et papier à en-tête. Vous perdriez une clientèle à long terme qui dépend de vous par commodité ou par habitude. Vous auriez besoin de commercialiser dans un nouveau quartier. Il y aurait des coûts de construction. D'un autre côté, rester là où vous vous trouvez signifierait garder des locaux inflexibles - vos principaux clients - et gagner probablement la faveur de ceux qui travaillent sur la ligne de bus. Lorsque le travail grimpe en flèche et que les affaires ralentissent en été, vous pouvez réaménager le magasin, car les affaires seraient de toute façon à perte, et dans deux ans, vous auriez un nouveau look juste à temps pour les nouveaux clients.
Ici, une analyse d’impact vous donne une idée précise de ce que vous perdez par rapport à ce que vous gagnez avec les deux scénarios. Peut-être que vous décidez que les avantages d'un déménagement ne l'emportent pas sur les coûts et que rester a du sens. Maintenant, vous pouvez former une stratégie. Négocier avec le propriétaire une réduction de loyer pour ne pas partir pendant la construction, ainsi qu'une bonne affaire sur un bail à long terme pour la durée de vie de la ligne de bus. Peut-être réduire les heures, réduire le personnel et ajuster le budget. Avec un magasin moins agité, ce serait le moment idéal pour sensibiliser davantage la communauté ou commencer la soirée micro ouverte à laquelle vous avez toujours pensé, ce qui vous permettra de planter les graines d’une activité plus diversifiée à la fin de la construction.
L'analyse d'impact est une gestion intelligente
Si l’analyse d’impact est peut-être à l’origine de la reprise après sinistre, la réalité est qu’elle peut également être utilisée pour prévenir des décisions désastreuses. Les changements que vous entreprenez ne vont-ils engendrer que des gains minimes tout en coûtant en coûts de mise en œuvre? Votre marque et votre réputation en souffriront-elles, en neutralisant les économies que les changements pourraient avoir?
Si vous saisissez cette opportunité pour examiner plus attentivement les conséquences et les retombées des modifications apportées à votre entreprise ou des analyses pour atténuer les impacts indésirables, vous découvrirez des avantages inattendus - ou éviterez d'aggraver une situation déjà malheureuse. Quoi qu’il en soit, l’analyse d’impact n’est qu’une autre arme intelligente dans l’arsenal de tout propriétaire ou dirigeant d’entreprise bien préparé.
