Les responsabilités d'une congrégation comprennent l'entretien des installations utilisées pour le culte, les activités missionnaires et la fraternité. Dans certaines églises, les membres du comité du bâtiment sont responsables de l'entretien courant des systèmes de chauffage et de plomberie, de l'extérieur du bâtiment, de l'aménagement paysager et de l'intérieur. Cependant, lorsque des améliorations des immobilisations telles que le réaménagement, la reconstruction ou la rénovation sont impliquées, le travail du comité de construction couvre tout le projet, de l'étude de faisabilité à l'achèvement, en passant par la communication sur son objectif et les progrès accomplis par l'ensemble de la congrégation.
Responsabilités des membres du comité
Les personnes appelées à siéger à un comité de construction sont des membres actifs qui connaissent les ministères de l'église. Leur familiarité avec les programmes et les activités de l'église leur donne une idée de la manière dont un projet de construction peut capitaliser sur les opportunités de croissance, de sensibilisation et de service aux membres. Pour être membre d'un comité, il faut adhérer aux statuts et au plan financier de l'église, faire preuve de discrétion et s'engager à assister à toutes les réunions. Le président et, en son absence, le coprésident, agissent en tant que porte-parole du groupe, planifient et supervisent les réunions du comité et représentent l'église devant les instances confessionnelles. Un secrétaire de comité rédige des procès-verbaux et assiste, distribue les procès-verbaux, les ordres du jour et les rappels de réunion et suit les informations des sous-comités, tandis qu'un président de sous-comité dirige les travaux liés à un aspect attribué du projet global et communique avec le comité du bâtiment. Tous les membres aident à rédiger la déclaration de mission du comité de construction.
Identifier les besoins de l'église
Un comité de construction évalue les besoins qu'une nouvelle construction, une rénovation ou un réaménagement peut satisfaire pour aligner les améliorations sur les déclarations de vision et de mission de l'église. La recherche et l’analyse effectuées peuvent inclure la collecte des contributions de la congrégation, l’enquête auprès des membres pour identifier les compétences et les ressources qu’ils pourraient offrir et l’étude de l’impact sur le quartier. Il identifie les lois ou ordonnances de zonage à prendre en compte. L'étude de faisabilité examine également l'incidence du changement envisagé sur les réseaux d'alimentation en eau, d'assainissement et d'électricité, ainsi que la responsabilité potentielle liée à l'accès aux routes et aux parkings. Certains comités de construction contactent des experts en immobilier, en ingénierie et en technologie pour compléter leur rapport.
Planifier pour répondre aux besoins
Le comité de construction s'entretient avec des architectes et des entrepreneurs, faisant souvent appel à un architecte pour préparer des plans préliminaires sur lesquels les données financières peuvent être basées. Les prévisions de coûts, le financement et la perspective d'une campagne de financement visant à recueillir des fonds figurent tous sur la liste des tâches du comité de construction de l'église, bien qu'un sous-comité spécial puisse être chargé de rassembler les chiffres. Le président du comité de construction fait ensuite rapport à la congrégation, qui devra peut-être approuver les tirages proposés, les coûts et le calendrier. Selon la dénomination de l'église, le président peut également être amené à présenter le projet à une instance dirigeante pour approbation. Une fois les dessins finalisés et le financement mis en place, le président du comité de construction demande les autorisations nécessaires.
Superviser l'achèvement du projet
Les nombreux détails à prendre en compte dans un projet de construction, de la décoration intérieure à la signalisation extérieure, relèvent du comité de construction, qui désigne souvent un sous-comité chargé d'aider à la prise de décision et de maintenir le projet dans les délais. Le secrétaire de chaque sous-comité suit l'achèvement des tâches et en rend compte au secrétaire du comité de construction, qui tient à jour une liste de contrôle pour le projet. La chaise de bâtiment et la chaise de coco servent de points de contact pour les décisions et les conseils nécessaires à l'architecte et aux entrepreneurs sélectionnés. Une partie essentielle de leur travail consiste à tenir les membres du comité, le personnel de l'église et la congrégation informés des progrès et des échecs et à surveiller les dépenses avec les officiers des finances de l'église. Si les coûts compromettent le budget, le comité de construction s'accordera sur les modifications de matériaux ou de conception et émettra une modification du bon de travail signée par son président.
