En tant que membres importants du service de comptabilité d'une entreprise, les employés des comptes fournisseurs ont plusieurs buts et objectifs qui garantissent que les paiements de l'entreprise sont gérés correctement. Bien que l'objectif principal du service de la comptabilité soit de s'assurer que les paiements des fournisseurs et des employés sont traités rapidement, les employés des comptes fournisseurs sont également responsables de la vérification et de la correction des erreurs trouvées en cours de route. Ils sont également en mesure d’aider à d’autres tâches comptables, telles que l’organisation des fichiers et la révision des rapports, ce qui permet au service de la comptabilité de fonctionner plus efficacement.
Entrée rapide
La saisie en temps voulu des factures aux fins de paiement est un objectif important pour les employés des comptes fournisseurs. Dans la plupart des entreprises, le service de la comptabilité permet aux employés de définir leurs propres buts et objectifs, qui correspondent à ses buts et objectifs généraux. La personne qui ouvre le courrier entrera une date reçue sur la facture. Le responsable des comptes fournisseurs appose également un cachet sur la date et initialise la facture lors du traitement pour paiement. Ces étapes permettent de contrôler le délai entre la réception d'une facture et sa saisie dans le système de comptabilité. Cela donne à la personne qui a des comptes créditeurs ou à d’autres personnes un moyen de mesurer leurs activités par rapport à leurs objectifs.
Erreurs réduites
Bien que des erreurs se produisent, l’idée est de les réduire ou de les éliminer le plus possible. Pour réduire les erreurs, il faut se concentrer sur le travail, améliorer la dactylographie et acquérir des compétences de saisie de 10 clés. Cela implique également de vérifier le travail saisi après son entrée dans le système de comptabilité et d'apporter immédiatement les corrections nécessaires. Si vous passez en revue le travail saisi dans le système en le comparant au rapport de prépostage lorsque vous avez terminé, vous pourrez ainsi corriger et rechercher immédiatement les erreurs éventuelles.
Vérifier le délai d'exécution
Bien que le temps de traitement des chèques ne soit pas toujours sous le contrôle des employés des comptes fournisseurs, leur contrôle est la rapidité avec laquelle les chèques sont envoyés une fois qu'ils sont reçus. Dans la plupart des entreprises, les chèques de comptes fournisseurs sont imprimés au moins une fois par semaine. Pour atteindre ou dépasser les objectifs, il faut remplir les enveloppes de chèques dès leur réception et les poster le plus rapidement possible. Les dates d'envoi sont indiquées sur les pièces justificatives ou les copies des factures qui sont archivées.
Support supplémentaire
Un autre objectif des comptes fournisseurs est d’appuyer les autres fonctions comptables. Cela signifie non seulement enregistrer les dépenses et imprimer les chèques rapidement, mais également apporter un soutien à d'autres domaines de la comptabilité, pouvant inclure la clôture des commandes, la saisie du budget dans le système, l'organisation des fichiers, etc. Les comptes fournisseurs peuvent également examiner les rapports et vérifier les écritures comptables à la recherche d'erreurs ou de corrections, le cas échéant.
