Si vous exploitez votre entreprise selon la méthode de la comptabilité d'exercice ou du crédit, la comptabilité de votre entreprise doit assurer le suivi des dettes de votre entreprise. Différentes dettes sont définies et déclarées différemment. La définition des comptes fournisseurs correspond au montant que vous devez aux fournisseurs ou aux prestataires de services qui vous ont accordé un crédit. Les factures payables sont les documents qui montrent combien vous devez pour des achats à crédit.
Comptes payables et recevables
La différence entre les créditeurs et les débiteurs est la différence entre l'achat à crédit et la vente à crédit. Lorsque vous achetez à crédit, vous l'ajoutez à la catégorie comptes fournisseurs de votre grand livre. Lorsque vous vendez à crédit, vous ajoutez la facture aux comptes à recevoir.
Supposons que vous possédiez une quincaillerie et que vous commandiez 5 000 USD en outils de revente dans votre magasin. Si vous exploitez votre entreprise sur une base en espèces, vous ne devez pas entrer les 5 000 $ dans vos comptes jusqu'à ce que vous les payiez. Si vous opérez selon la méthode de la comptabilité d'exercice, vous ajoutez immédiatement les 5 000 $ en comptes créditeurs. Si la facture est toujours impayée lors de l’établissement du bilan du trimestre, vous l’indiquez comme un passif. Lorsque vous payez enfin la facture, vous supprimez les 5 000 $ des comptes créditeurs et réduisez également le solde de votre compte de trésorerie de 5 000 $.
Sur les comptes à recevoir, tout fonctionne en sens inverse. Par exemple, lorsque votre client vous paie, vous réduisez les comptes clients et augmentez les liquidités du même montant. Les comptes débiteurs sont un actif plutôt qu'un passif.
Factures payables
Les comptes fournisseurs sont une catégorie dans vos grands livres. Les factures à payer se rapportent aux factures réelles que vous recevez de fournisseurs ou de fournisseurs. Lorsque le fournisseur qui vous a vendu les outils d’une valeur de 5 000 dollars vous envoie une facture pour l’expédition, cette facture est la facture à payer. Il en va de même pour vos factures mensuelles de lumière, d’eau et d’autres services publics.
Comme les transactions avec les comptes fournisseurs sont généralement accompagnées de factures, il est courant de parler de factures et de comptes comme si c’était la même chose. Certaines entreprises préfèrent toutefois séparer certaines de leurs factures, par exemple en plaçant les factures de services publics dans une catégorie distincte de services publics à payer. Ceci est utile si, par exemple, l’entreprise souhaite contrôler ses dépenses de services publics ou considérer ses autres dépenses séparément des factures de services publics.
Comptabilisation des effets à payer
Les notes à payer ressemblent à un autre nom pour les factures à payer, mais elles sont différentes. Il existe également une différence entre les comptes créditeurs et les effets à payer. À l'instar des comptes fournisseurs, les effets à payer sont une écriture comptable identifiant l'argent que votre entreprise doit. La différence est que les effets à payer sont des dettes assorties de billets à ordre, au lieu de factures.
Supposons qu'au lieu d'acheter pour 5 000 $ de produits pour votre magasin, vous empruntez 5 000 $ auprès de la banque. Dans le cadre de la convention de prêt, vous signez un billet à ordre précisant le principal, le taux d'intérêt et la date d'échéance du remboursement. Vous enregistrez la dette dans vos comptes en ajoutant 5 000 $ à la catégorie des effets à payer, plutôt qu’aux comptes à payer. Comme la note n'est pas une facture, l'argent n'est pas une facture à payer non plus.
Faire le bilan
Une autre différence entre les factures à payer, les comptes à payer et les effets à payer réside dans le fait que les factures à payer ne constituent pas une entrée dans vos états financiers. La dette représentée par les factures est enregistrée dans les comptes créditeurs. Vous l'enregistrez dans la section "Passif" du bilan avec les notes à payer.
Le bilan est une équation. l'actif d'un côté est égal au total du passif plus les capitaux propres. Toute entrée de grand livre avec "payable" dans le nom est un passif. Cela peut inclure les salaires à payer, les salaires à payer, les intérêts à payer et l’impôt sur le revenu à payer.
Supposons que les actifs de votre entreprise totalisent 175 000 $. Votre seul passif lorsque vous établissez le bilan est de 60 000 $ en comptes créditeurs et de 40 000 $ en effets à payer. Si vous soustrayez le passif de l'actif, il reste 75 000 $ en capitaux propres. C'est le montant que les propriétaires diviseraient si l'entreprise décidait de fermer boutique.
