La montée en puissance de la technologie informatique a eu un impact révolutionnaire sur la manière dont la comptabilité est effectuée. Les grands livres généraux et manuels volumineux et manuels appartiennent au passé. La comptabilité informatisée a rendu l'ensemble du processus beaucoup plus simple et sans erreur. Un autre avantage intéressant est le fait que les comptables ont également changé. Leur réputation d'introvertis comptant des haricots a diminué à mesure que les compétences interpersonnelles deviennent plus importantes que l'ajout de colonnes de chiffres.
Les faits
Peu de choses ont été aussi révolutionnées par la technologie que par la comptabilité. Dans les années passées et même dans les années 1980, le terme «grand livre» faisait référence à un livre assez volumineux comprenant une ou plusieurs pages pour chacun des comptes d’entreprise. Par exemple, il y aurait au moins une page chacun pour la trésorerie, les comptes à recevoir, les comptes à payer, les capitaux propres du propriétaire, etc.
L'histoire
Les entrées de journal ont été entrées manuellement dans un livre qui s'appelait en réalité un journal. Chaque entrée a ensuite été enregistrée ou reportée sur le compte approprié du grand livre. La précision de l'affichage était très importante, car une erreur (ou un nombre mal calculé) pourrait entraîner des heures de recalcul. Rechercher une erreur de comptabilité peut être comme chercher une aiguille dans une botte de foin.
Transférer les soldes du grand livre général dans les états financiers était également un processus fastidieux. Une grande entreprise peut avoir 10 comptes de trésorerie, dont la somme apparaît au bilan sous la rubrique «espèces». En raison de la nature manuelle de la préparation des états financiers, il était important de savoir quels postes du grand livre étaient reportés dans quel bilan. et comptes de compte de résultat. La préparation des déclarations de revenus était un processus manuel et fastidieux.
Changement
Une grande partie de l'ennui a laissé la façon dont la comptabilité est faite lorsque les logiciels de comptabilité sont entrés en scène. Le changement n’est pas arrivé du jour au lendemain, car la première vague de logiciels de comptabilité laissait beaucoup à désirer. Mais de l'aide était en train d'arriver pour faciliter le processus de comptabilité.
Avantages
Des logiciels tels que QuickBooks ont fait du passé l’équilibrage manuel d’un grand livre général. Les écritures de journal peuvent être entrées dans le logiciel de comptabilité, ce qui nécessite de compenser les débits et les crédits pour chaque écriture de journal. En conséquence, il est devenu beaucoup plus difficile de déséquilibrer un grand livre général QuickBooks (ou autre).
Le processus de préparation des états financiers est également devenu de plus en plus informatisé. Les comptables n’avaient plus besoin de porter minutieusement chaque solde dans les états financiers, puis de les faire dactylographier par un expert en dactylographe. Au lieu de cela, QuickBooks et d’autres solutions logicielles ont imprimé les relevés avec une efficacité et une rapidité croissantes. La paie, la préparation de la taxe sur la paie, la préparation de la déclaration de revenus de fin d'année et le traitement de W-2 sont devenus de plus en plus informatisés.
Effets
Les changements technologiques qui ont révolutionné la comptabilité ont eu une révolution similaire sur les comptables en général. Les comptables avaient la réputation d'être des introvertis aux lunettes épaisses qui adoraient s'asseoir dans un coin et additionner des colonnes de chiffres. Toutefois, QuickBooks et ses concurrents automatisent les calculs, ce qui laisse plus de temps aux comptables pour interpréter les données et les mettre en œuvre pour prendre des décisions financières éclairées. Bien que les livres restent à tenir, le logiciel de comptabilité permet aux comptables de se concentrer davantage sur le conseil et les conseils de gestion que sur l’ajout de colonnes de chiffres. Les compétences en relations humaines sont plus importantes que jamais pour la profession comptable, tout cela parce que les programmes comptables informatisés ont modifié la manière dont la comptabilité est réalisée.
