Le remboursement du kilométrage effectué en Californie est régi à la fois par la section 2802 du Code du travail et par le titre 8 du Code de réglementation de la Californie, section 13700-13702. Si un employeur californien oblige un employé à conduire pour le compte de l'entreprise officielle, il doit soit fournir à l'employé un véhicule dont tous les frais sont couverts, soit rembourser à l'employé les frais de conduite. La loi californienne offre aux employeurs une certaine marge de manœuvre pour déterminer exactement comment rembourser leurs employés au titre du kilométrage et des frais liés à la conduite.
Remboursement kilométrique de base
En vertu de la loi californienne, le remboursement du kilométrage est défini comme le montant versé aux employés pour tous les "frais nécessaires engagés pour la conduite de véhicules fournis par l'employé pour le travail". Le remboursement du kilométrage ne se limite pas aux frais d'essence, mais doit compenser l'employé pour des facteurs supplémentaires tels que l'amortissement du véhicule, les réparations et les frais d'assurance. Les déplacements réguliers de l'employé ne sont pas indemnisables, sauf si l'employeur impose des restrictions à l'employé pendant le trajet, exige que l'employé soit disponible pour travailler ou le charge de travailler pendant le trajet. La loi californienne oblige l’employeur à tenir des registres quotidiens du kilométrage remboursable et exige également que les paiements de remboursement soient effectués avant la fin du mois suivant le mois au cours duquel la conduite a eu lieu ou au moment où l’employé a présenté sa réclamation. Dans l'affaire Gattuso v. Harte-Hanks Shoppers, Inc (2007), le tribunal a estimé qu'un employeur californien pouvait rembourser les frais de kilométrage de trois manières acceptables: la méthode des "frais réels", la méthode du "remboursement des miles" et la "somme forfaitaire". " méthode.
Méthode des «dépenses réelles»
Dans la méthode des dépenses réelles, les employés doivent soumettre des registres de dépenses détaillés à l’employeur. Ces enregistrements comprendraient les dépenses réelles pour chacune des composantes remboursables de l’exploitation d’un véhicule et devraient inclure des dépenses au prorata telles que les pneus, l’huile, l’assurance et l’amortissement. L'employé devrait calculer la partie de la durée totale de conduite liée au travail et utiliser ce pourcentage pour calculer les montants au prorata. L'employé fournirait également des coûts d'essence. Bien que cette méthode soit probablement la plus précise, elle nécessite des rapports détaillés de la part de l’employé et une vérification factuelle fastidieuse de la part de l’employeur.
Méthode de «remboursement du kilométrage»
Pour alléger quelque peu le fardeau des rapports, tout en assurant un remboursement équitable aux employés, les employeurs peuvent utiliser la méthode de remboursement au kilométrage. Cette méthode prévoit un remboursement mensuel des frais sur la base du taux de remboursement du kilométrage Internal Revenue Service, qui, selon le Département des normes de travail de la Californie, est un taux de remboursement raisonnable pour tous les frais de conduite. Si les employés ou l'employeur ne sont pas d'accord sur le fait que le taux est acceptable, le paiement peut différer du taux de l'IRS - mais la partie plaignante a le fardeau de prouver pourquoi cela devrait être le cas. Selon la méthode de remboursement du kilométrage, les enregistrements de chaque kilomètre parcouru et la date à laquelle le trajet a eu lieu doivent toujours être conservés.
Méthode «somme forfaitaire»
La méthode de remboursement "forfaitaire" permet à un employeur d'indemniser les employés pour leurs frais de conduite en augmentant leur rémunération globale. Il pourrait s’agir d’un paiement spécifique (souvent appelé «indemnité auto») ou d’une augmentation de la rémunération de base. Si l'employeur augmente la base ou la commission, il est de la responsabilité de l'employeur d'identifier le montant de l'indemnité destinée à rembourser à l'employé les frais relatifs à son véhicule. L'option de la somme forfaitaire peut convenir lorsque les employés effectuent souvent les mêmes trajets pour des raisons liées au travail.
