Bien fait, le remboursement du kilométrage peut être une déduction fiscale pour les entreprises et être exclu du revenu imposable de l'employé. Toutefois, pour bénéficier de ce traitement fiscal avantageux, les entreprises et les employés doivent se conformer à quelques directives de l’Internal Revenue Service. Les employés qui ne sont pas entièrement remboursés pour leurs frais de kilométrage peuvent déduire la portion non remboursée à titre de déduction divers.
Plans de remboursement de miles déductibles
Les employeurs ne sont pas légalement obligés de rembourser les frais de kilométrage engagés par les employés. Cependant, beaucoup choisissent de le faire parce que la dépense d'entreprise est déductible aux fins de l'impôt. Pour qu'une entreprise puisse réclamer des miles en déduction fiscale, elle doit conserver la documentation de toutes les dépenses qu'elle rembourse pour la conduite. Par exemple, un employé qui souhaite obtenir le remboursement de l'essence achetée lors d'un voyage d'affaires doit fournir le reçu d'essence pour recevoir un remboursement. De plus, les employés ne peuvent pas être remboursés pour les kilomètres parcourus dans le cadre de leurs trajets normaux au travail.
Plans de taux de kilométrage standard IRS
Pour simplifier le processus de tenue des dossiers, l'IRS permet aux entreprises de rembourser leurs employés sur la base d'un taux de kilométrage standard. Ce taux est conçu pour tenir compte du coût moyen de l’essence, de l’entretien, des réparations, des permis, de l’assurance automobile, de l’immatriculation et de l’amortissement au kilomètre. Le taux de kilométrage standard était de 56 cents par kilomètre parcouru à compter de l'année d'imposition 2014, mais il est mis à jour périodiquement. Dans le cadre de ce programme de remboursement de kilométrage, l’employé doit seulement tenir un journal de ses activités de conduite et noter l’objet commercial de chaque voyage.
Taxation des paiements de remboursement de kilométrage
Tant que l'entreprise dispose d'un plan comptable, l'employé n'a pas à déclarer de remboursement de kilométrage. Pour être un plan comptable, l'employé doit vérifier que la dépense est liée à l'entreprise, les relayer dans un délai raisonnable et restituer tout remboursement excédentaire reçu. Si le régime de l'employeur ne respecte pas ces normes, il s'agit d'un régime non comptable et les remboursements sont imposables. Dans cette situation, les remboursements sont déclarés avec les autres salaires dans le rapport annuel W-2 de l'employé.
Déductions fiscales pour les employés
Si votre employeur ne vous rembourse pas totalement vos frais de kilométrage, vous pourrez peut-être déduire la partie non remboursée à titre de déduction détaillée. Les dépenses de personnel non remboursées sont enregistrées en tant que dépenses de personnel sur le formulaire 2106. Pour calculer la dépense, vous pouvez additionner toutes les dépenses liées au véhicule que vous avez engagées pour le travail ou utiliser le taux de kilométrage standard de l'IRS. Veillez à exclure tout kilométrage parcouru dans le cadre de vos trajets habituels. Diverses déductions détaillées telles que les dépenses des employés ne sont déductibles qu’après avoir dépassé 2% de votre revenu brut ajusté.
Autres frais de kilométrage
Outre les frais de kilométrage non remboursés pour les voyages d’affaires, les contribuables peuvent également déduire les kilomètres parcourus pour les visites médicales, les déplacements et les kilomètres parcourus pour un organisme de bienfaisance. L’IRS accorde aux contribuables une déduction forfaitaire en fonction du kilométrage de 23,5 cents par mile pour les visites médicales et des déménagements et de 14 cents par mile pour les organismes de bienfaisance. Les contribuables peuvent déduire le kilométrage médical à titre de frais médicaux à l'Annexe A. Les milles conduits à des fins caritatives peuvent être inclus dans les déductions pour œuvres de bienfaisance, qui figurent également à l'Annexe A. Le kilométrage pour le déménagement est déduit sur le formulaire 3903.
