La comptabilisation des transactions financières d'une entreprise est une fonction importante des opérations quotidiennes. L’élaboration et l’utilisation d’un système comptable approprié garantissent que toutes les transactions sont enregistrées correctement et avec précision dans le grand livre général de la société. Les progrès technologiques facilitent le processus de comptabilité pour de nombreuses entreprises.
Système manuel
Les systèmes de comptabilité manuelle utilisent plusieurs grands livres papier pour enregistrer les transactions financières. Les entreprises ont des grands livres distincts pour chaque partie du système comptable, tels que les comptes créditeurs, les comptes débiteurs et les ventes. Les comptables regroupent ensuite ces grands livres dans un grand livre général, en fournissant le solde pour chaque grand livre. Le cahier du grand livre aide à la création d'états financiers.
Avantages de la comptabilité manuelle
Bien que fastidieux et fastidieux, les systèmes de comptabilité manuelle offrent certains avantages. Les livres sont faciles à consulter et les comptables peuvent apporter des modifications simples si nécessaire. Les comptes individuels sont facilement réconciliés car les informations sont classées de manière systématique dans chaque grand livre. Les comptables ont également l’avantage de manipuler physiquement chaque grand livre et de créer des notes dans les comptes clients concernant les problèmes nécessitant des éclaircissements ou des corrections.
Système informatisé
Les tableurs et les systèmes d’information comptable exigent que les comptables saisissent des données financières, puis des algorithmes mathématiques les calculent dans les grands livres et les états financiers nécessaires. Les systèmes informatisés permettent également aux comptables de créer une analyse des tendances et de signaler les écarts de manière rapide et précise. De plus, les transactions de toutes les divisions de l'entreprise sont accessibles via des systèmes comptables informatisés, ce qui permet aux comptables d'avoir un meilleur accès aux informations financières.
Avantages de la comptabilité informatisée
La comptabilité informatisée offre plusieurs avantages de plus que la comptabilité manuelle; les comptables traitent plus d’informations plus rapidement, les formules vérifient les totaux calculés et les erreurs sont moins courantes. Les systèmes comptables sont également personnalisables par secteur, ce qui permet aux comptables d'utiliser des modèles prédéfinis pour leur grand livre. Les comptables peuvent également stocker plusieurs années d’informations financières avec une relative facilité, ce qui leur donne la possibilité de consulter les informations de l’année précédente sans avoir à trier les piles de grands livres.
Meilleure méthode
La plupart des entreprises utilisent un système de comptabilité informatisé pour enregistrer et présenter leurs informations financières. Le système leur permet d'enregistrer avec précision les transactions commerciales et de générer rapidement des rapports financiers pour la revue de direction. Bien que les fonctions de la comptabilité manuelle aient changé, cela ne disparaîtra jamais complètement. Les comptables doivent examiner les informations présentées dans les rapports financiers du système comptable pour en assurer l'exactitude et la validité. Les comptables doivent également veiller à ce que toutes les informations financières soient conformes aux principes comptables généralement reconnus et à toute autre directive des organismes de réglementation.
