Les systèmes comptables informatisés incluent l’utilisation d’ordinateurs et d’un logiciel ou d’un programme permettant aux entreprises d’enregistrer, de communiquer et d’analyser des informations financières. Ces systèmes suivent les mêmes principes de base que les systèmes manuels. Les applications logicielles utilisent des grands livres, des journaux et d’autres outils de comptabilité, à l’instar des systèmes de comptabilité manuelle traditionnels. Cependant, la comptabilité informatisée peut augmenter l'efficacité et l'efficience du processus de comptabilité d'une entreprise.
Flux de travail
Les systèmes comptables informatisés améliorent le flux de travail des informations financières d’une entreprise. Plutôt que d’utiliser des employés pour saisir des transactions financières dans le grand livre, les systèmes comptables informatisés peuvent importer ces informations par voie électronique. Les propriétaires et les gestionnaires peuvent également mettre en place des procédures internes dans un logiciel de comptabilité pour traiter les informations en fonction de règles et de directives spécifiques. Cela permet aux comptables de passer plus de temps à rapporter et à analyser des informations plutôt qu’à saisir les données.
Sécurité
Les propriétaires et dirigeants d'entreprise peuvent utiliser des systèmes comptables informatisés pour créer un environnement plus sécurisé pour leurs informations financières. Les systèmes comptables informatisés permettent aux propriétaires et aux gestionnaires de limiter l'accès des employés à certaines informations financières. Cela garantit que les employés ne peuvent pas manipuler les informations ni les utiliser à leur avantage personnel. Les mots de passe, codes de cryptage et autres fonctionnalités aident les gestionnaires à protéger les informations de toute utilisation inappropriée. Les grandes entreprises peuvent également utiliser des systèmes comptables informatisés pour améliorer leurs contrôles internes.
Faire rapport
La création de rapports est souvent beaucoup plus facile avec un système de comptabilité informatisé. Les entreprises peuvent créer des rapports de coûts, des soldes d'essai et des états financiers en un clic. Cela aide également les propriétaires et les gestionnaires à examiner plus rapidement leurs informations pour s'assurer qu'elles sont exactes, pertinentes et opportunes. Les systèmes comptables informatisés permettent également aux propriétaires et aux gestionnaires de créer plusieurs rapports tout au long de la période comptable. Les rapports multiples peuvent aider à créer un processus d’examen plus opportun afin de s’assurer qu’aucune irrégularité n’existe dans les informations comptables ou financières de la société.
