La comptabilité est définie comme le reporting, l'enregistrement et l'analyse des données financières d'une entreprise. Un système comptable informatisé comprend un programme ou un progiciel qui remplace un système manuel, ou comptable, lors de l’enregistrement et du traitement de transactions financières. Il permet aux responsables et aux autres utilisateurs finaux d’analyser la santé financière d’une entreprise et de prendre les mesures qui s’imposent à la lumière de ces informations. Les systèmes de comptabilité informatisés sont conçus pour être entièrement personnalisables, mais les principaux composants restent les mêmes d’un système à l’autre.
Logiciel
Le logiciel est au cœur d'un système comptable informatisé. Le composant logiciel est constitué de modules ou de programmes autonomes plus petits. Chaque module individuel remplit une fonction différente. Les modules peuvent inclure des modules de production, de client, de grand livre général, de ressources humaines, de gestion des actifs, de gestion financière ou d'achat et de gestion des stocks. Tous les modules sont reliés entre eux pour le partage de données. Un processus comptable typique intègre tous les modules d'un système comptable informatisé, chacun conservant des données pour des activités et des entités spécifiques.
Matériel
Le terme matériel fait référence aux composants physiques d'un système. Selon le livre «Principes comptables», tout équipement physique associé à un système de comptabilité informatisé est appelé matériel. Des systèmes de comptabilité informatisés sont installés sur des ordinateurs ayant la capacité d’exécuter les systèmes. Les systèmes de comptabilité à grande échelle se composent de nombreux modules et nécessitent généralement des ordinateurs dotés de processeurs rapides et d'une grande capacité de stockage. Les autres composants matériels indispensables dans un système comptable informatisé comprennent les périphériques d’impression et de numérisation, ainsi que d’autres périphériques, tels que la souris, le clavier et les périphériques de stockage de données externes.
Personnel
Bien que les systèmes comptables informatisés soient conçus pour fonctionner indépendamment d'une intervention manuelle, ils nécessitent généralement un certain élément de supervision. Les opérateurs humains sont tenus de renseigner les données financières, qui sont ensuite traitées par le système informatisé. Selon l'ouvrage «Audit de fraude et comptabilité judiciaire», d'autres membres clés du système de comptabilité informatisé comprennent le contrôle des modifications qualifié, les gestionnaires de bases de données, le personnel de sécurité et la direction. Ensemble, ces éléments permettent de garantir le bon fonctionnement du système informatisé et offrent des capacités de dépannage en cas de besoin.
