De nombreuses entreprises démarrent leur entreprise en utilisant un système de comptabilité manuelle. Pour la plupart des entrepreneurs, cette voie permet à l'entreprise de commencer à fonctionner sans nécessiter un investissement important pour un système de comptabilité informatisé. Les coûts d'installation d'un système de comptabilité informatisé incluent l'achat du système, la main-d'œuvre nécessaire à l'installation du système et les coûts de formation nécessaires à l'apprentissage du système. Un système manuel implique l'écriture de chaque transaction dans un cahier de comptabilité et le calcul manuel de tous les nombres. Souvent, une entreprise reconnaît la nécessité de passer du système manuel à un système de comptabilité informatisé.
Installer un nouveau système
La première étape de la conversion d’un système comptable manuel en un système comptable informatisé consiste à installer le système comptable sur l’ordinateur de la société. Le propriétaire de l'entreprise examine différents progiciels afin de déterminer ceux qui répondent à ses besoins et achètent ce logiciel. Le propriétaire télécharge le logiciel sur l'ordinateur sur lequel le travail de comptabilité aura lieu.
Finaliser les données dans le système manuel
La deuxième étape de la conversion nécessite que le propriétaire de l’entreprise finalise les données. Une fois le système informatisé chargé sur l'ordinateur, le propriétaire doit finaliser toutes les données contenues dans le système manuel. Le propriétaire veille à ce que toutes les transactions apparaissent dans les enregistrements comptables et que tous les calculs apparaissent corrects. Elle peut choisir de faire appel à un cabinet comptable pour vérifier les registres financiers manuels.
Transfert des soldes dans un nouveau système
Avec les numéros de compte définitifs enregistrés dans le système manuel, le propriétaire peut transférer les soldes de clôture au système informatisé. Le propriétaire configure chaque compte dans le système informatisé en entrant un nom de compte, le type de compte et le solde initial. Après avoir saisi chaque balance, le propriétaire doit comparer les soldes aux soldes manuels du système pour vérifier que toutes les données sont saisies avec précision dans le système.
Exécuter des systèmes parallèles
La quatrième étape nécessite que le propriétaire utilise à la fois le système manuel et le système informatisé pendant une période temporaire. Cela permet au propriétaire de s'assurer que le nouveau système fonctionne comme prévu.
Arrêter le système manuel
À la fin de la période d’essai, le propriétaire met fin au système manuel. Le propriétaire doit se concentrer sur l'utilisation du système comptable informatisé. Tous les enregistrements du système manuel peuvent être emballés et stockés.
