Vous n’avez probablement aucune difficulté à imaginer ce scénario: vous recevez une invitation à une conférence prestigieuse au cours de laquelle vous auriez de nombreuses possibilités de réseautage et de développement des activités de votre entreprise. Cependant, vous devez maintenant convaincre votre patron de vous autoriser à y assister. La justification des dépenses peut induire des gémissements, mais l'organisation et la préparation vous aideront à atteindre votre objectif.
Rédigez un argument convaincant qui convainc vos supérieurs de la nécessité de la dépense en question. Persuadez vos patrons que vous avez besoin de dépenser cet argent pour cet objet ou service particulier. Prouver que cette dépense entraînera un retour sur investissement élevé. Présentez autant de documents justificatifs que possible pour faire passer votre message.
Calculez le coût exact de cette dépense et présentez la somme à vos patrons. Vos calculs les rassureront, démontrant que vous avez bien réfléchi à cette question et que vous ne prévoyez pas de gaspiller de l’argent. Présenter le coût prévu de la dépense peut également atténuer les craintes que les dépenses prévues ne soient scandaleuses. Si vous pouvez également déterminer le coût de ne pas dépenser de l'argent pour l'article ou le service, produisez ces chiffres également pour faire comprendre votre argument.
Remplissez tous les formulaires de dépenses selon les instructions. La plupart des organisations ont un système formel de présentation des justifications de dépenses. Le service de la comptabilité vous demandera probablement de remplir un formulaire justifiant le coût de l'achat. N'oubliez pas de ne pas négliger les champs du document, car oublier d'inclure un détail peut vous causer des problèmes plus tard.
Soumettre la documentation de tout ce qui concerne la dépense. Les gestionnaires veulent savoir exactement où va l'argent; en leur fournissant une trace écrite, vous les aiderez à comprendre pourquoi vous deviez acheter cet article ou ce service en particulier. Incluez chaque reçu ou document correspondant à la dépense afin que personne ne puisse vous accuser de détournement.
