Les entreprises dépensent beaucoup d'argent pour beaucoup de choses, mais chaque dépense appartient généralement à l'une des deux catégories suivantes: dépenses de fonctionnement et dépenses en capital. La différence se résume aux dépenses quotidiennes par rapport aux investissements à long terme. Étant donné que ces dépenses sont traitées différemment dans la comptabilité et dans le code des impôts, la plupart des entreprises ont un budget d'investissement et un budget d'exploitation distincts.
Types de dépenses
Une dépense en capital est de l'argent dépensé pour acquérir un actif qui ajoute de la valeur à l'entreprise. En d'autres termes, les dépenses en capital sont des investissements. Par exemple, lorsqu'une entreprise achète un bâtiment ou un équipement, cela représente une dépense en capital. Une dépense opérationnelle, en revanche, est de l'argent dépensé pour faire fonctionner l'entreprise au jour le jour. Les salaires des travailleurs, par exemple, sont des dépenses opérationnelles. Dans le monde des affaires, ces concepts sont souvent abrégés en CapEx pour les dépenses en immobilisations et OpEx pour les dépenses opérationnelles.
Exemple
Supposons qu'une entreprise ait besoin d'une photocopieuse. Le coût de la machine elle-même est une dépense en capital. Une fois acheté, le copieur est inscrit au bilan de la société, ce qui signifie que, lorsque vient le temps d’ajouter la valeur totale de la société, cette valeur augmente de la valeur du copieur. Les coûts de l’électricité pour faire fonctionner le copieur et du papier et de l’encre utilisés pour faire des copies sont des frais de fonctionnement. Au bilan, les charges d’exploitation sont essentiellement des passifs, la valeur globale de la société étant réduite du montant dû pour les charges d’exploitation.
Faire un choix
Certaines dépenses peuvent être soit en capital, soit opérationnelles, selon la manière dont une entreprise veut les gérer. Bernard Golden de "CIO", un magazine destiné aux dirigeants d'entreprises qui supervisent les technologies de l'information, utilise l'exemple d'un centre de stockage de données. Une entreprise pourrait acheter un groupe de serveurs informatiques pour gérer ses données, puis construire un bâtiment pour les héberger. Dans ce cas, le centre de données constituerait une dépense en capital et les coûts de son exploitation seraient opérationnels. Ou il pourrait louer de la place sur des serveurs gérés par une société distincte. Dans ce cas, le centre de données constituerait entièrement une dépense opérationnelle.
Traitement fiscal
Le système fiscal américain traite différemment les dépenses en capital et les dépenses d’exploitation. Les frais d’exploitation sont généralement déductibles du revenu imposable d’une société dans l’exercice au cours duquel ils ont été payés. Les dépenses en capital, en revanche, doivent être «capitalisées», ce qui signifie qu’une entreprise doit étaler la déduction sur plusieurs années. Cela reflète la manière dont les entreprises traitent généralement les dépenses en capital dans leur propre comptabilité - en tant que coût étalé sur la durée de vie de l'actif, pas tout à la fois.
