Que vous soyez un employé écrivant un rapport pour votre patron ou un propriétaire d’entreprise relevant de votre directeur général, le meilleur outil est le cadre "pourquoi-quoi-comment". Pourquoi écrivez-vous ce rapport? Quelles informations le lecteur doit-il connaître? Comment allez-vous présenter vos recommandations ou conclusions? Suivre cette structure donnera un flux logique à votre document. Il donnera à votre patron ou à votre exécutif les informations précises nécessaires pour prendre une décision d’affaires éclairée.
Focus sur le pourquoi
Comprenez pourquoi vous écrivez le rapport. Il est essentiel que vous compreniez bien l'objectif du rapport, faute de quoi vous pourriez adapter votre écriture au mauvais public ou omettre des informations vitales. Posez des questions si nécessaire. Si le rapport doit être distribué à plusieurs départements, déterminez si vous devez inclure des sections individuelles traitant des préoccupations de chaque service.
Décidez quelle information inclure
Rassemblez les informations dont vous avez besoin, telles que des données financières, des tableaux et des graphiques. Interrogez les personnes dont les opinions sont pertinentes pour votre rapport. Ensuite, décidez du ou des points les plus importants que le public doit savoir, selon vous. Commencez par rédiger quelques paragraphes qui mettent en évidence les points saillants ou structurez vos informations dans une liste d’items.
Décidez comment présenter votre recommandation
Donnez un titre au rapport. Décrivez brièvement les détails de la mission ou le motif de la rédaction du rapport. Décrivez votre méthode de collecte d'informations. Organisez le corps du rapport de manière logique, par exemple, en fonction de thèmes principaux. Veillez à inclure suffisamment d'informations pour montrer que vous avez bien étudié le sujet. Terminez le rapport avec votre conclusion ou votre recommandation, en fonction de vos conclusions.
Ajouter un résumé
Revenez au début de votre rapport et ajoutez un ou deux paragraphes qui résument les points principaux du rapport. Sinon, utilisez des puces pour structurer vos idées. Le résumé peut contenir tout ce que votre patron a le temps de lire. Assurez-vous d’inclure toutes les informations pertinentes. En bref, de quoi parle le rapport? Quelles sont les principales découvertes? Que proposez-vous ou recommandez-vous? Qu'est-ce qui se passe ensuite? Modifiez votre résumé jusqu'à ce qu'il contienne l'essentiel de votre rapport dans un délai de lecture d'une à deux minutes.
Formater le rapport
S'il existe un guide de style d'entreprise, assurez-vous de le suivre. Sinon, formatez le rapport dans un style facile à lire, ce qui rend la copie aussi facile à numériser que possible. Utilisez des titres clairs pour séparer les sujets; cela permet à votre patron de trouver facilement la page correspondante dans le rapport. Pensez à souligner les faits importants en gros caractères ou en caractères gras. Organisez tous les états financiers, documents imprimés ou autres documents justificatifs dans une annexe à la fin du rapport.
Vérifier et corriger
Vérifiez le rapport pour l'orthographe et la grammaire appropriées. Les vérifications orthographiques et grammaticales en ligne sont utiles mais ne permettent pas toujours le contexte.Si possible, demandez à quelqu'un de relire le rapport d'un œil dynamique pour déceler les erreurs. Demandez au relecteur de critiquer le rapport en général. Avez-vous laissé une pensée inachevée? Avez-vous utilisé la terminologie de l'industrie de manière cohérente? Est-ce facile à comprendre? N'essayez pas d'impressionner avec votre vocabulaire stellaire - cherchez plutôt la clarté.
