Les systèmes de comptabilité informatisés sont devenus si banals qu’il est logique d’imaginer des alternatives contemporaines basées uniquement sur des grands livres manuscrits et des machines à additionner classiques. Mais il est facile de devenir excessivement dépendant de la comptabilité informatisée. Avant de vous plonger davantage dans les solutions technologiques, réfléchissez aux pièges potentiels liés au fait de permettre à une machine et à un logiciel de stocker toutes vos données et de calculer les relations numériques essentielles.
Qualité de l'information
La qualité des informations fournies par un système comptable informatisé dépend de la qualité des informations que vous saisissez. Vous pouvez entrer chaque chèque, chaque reçu et chaque facture dans QuickBooks, mais si vous ne configurez pas votre tableau des comptes QuickBooks pour refléter avec précision les subtilités de votre entreprise, vos efforts ne produiront que des informations partielles ou non pertinentes. Par exemple, si votre entreprise utilise plusieurs types de comptes, tels que des détaillants en ligne, des vitrines traditionnelles et des ventes directes aux clients, vos données comptables ne seront pas particulièrement utiles si vous ne suivez pas ces catégories séparément.
L'élément humain
Bien que les systèmes comptables informatisés utilisent la technologie pour calculer des sommes et stocker des informations, ces données doivent être saisies par des humains, qui doivent être formés. Former le personnel aux logiciels peut être coûteux et les connaissances doivent être mises à jour régulièrement car les systèmes de comptabilité informatisés changent, parfois chaque année. Les erreurs se produisent à de nombreuses étapes de la courbe d'apprentissage et un système informatisé avec des formules qui se construisent les unes sur les autres est susceptible de créer des erreurs apparemment simples, rendant la source d'un problème encore plus difficile à trouver.
Coûts de la technologie
Pratiquement tous les aspects d’un système comptable informatisé sont coûteux. Les ordinateurs coûtent exponentiellement plus cher que les grands livres papier, et le logiciel requis pour vos données comptables ajoute une dépense supplémentaire qui doit souvent être renouvelée ou mise à jour chaque année. Vous devrez peut-être aussi débourser des fonds pour les réparations ou engager des professionnels pour la formation, des logiciels personnalisés ou pour résoudre des problèmes particulièrement complexes.
Sécurité et permanence
Les systèmes de comptabilité informatisés sont vulnérables aux problèmes de cybersécurité. Les systèmes en nuage stockent les informations de votre entreprise à distance, où elles peuvent être piratées. Votre système peut être infecté par un virus qui détruit ou corrompt des informations. Les ordinateurs rencontrent également des pannes périodiques. Par conséquent, vous risquez de perdre de nombreuses heures de travail si vous ne sauvegardez pas les fichiers avec la plus grande diligence. Ainsi, bien que les systèmes comptables informatisés organisent les informations et effectuent des calculs rapidement et efficacement, ils peuvent créer un faux sentiment de sécurité. En fin de compte, ils ne peuvent jamais totalement se substituer à la connaissance directe des systèmes ou à une familiarité directe avec les détails de votre opération.
