Le domaine de la comptabilité repose sur une organisation et une analyse précises des chiffres et des données financières. Cela en fait un lieu idéal pour les outils informatiques facilitant la vie des comptables humains et permettant aux entreprises de produire des rapports financiers plus précis. Toutefois, pour avoir un impact positif, les systèmes comptables informatisés nécessitent une planification et une sensibilisation minutieuses avant de les mettre en œuvre.
Productivité accrue
Les comptables qui ont accès à des systèmes comptables informatisés peuvent travailler plus rapidement et bénéficier d’une productivité accrue. Le logiciel permet aux comptables d’apporter des modifications plus rapidement que de modifier un grand livre ou un graphique imprimé. Moins de temps passé à traiter les données donne plus de temps aux comptables pour analyser les données et en tirer le meilleur parti. L'affichage des données financières sur des écrans d'ordinateur est également plus efficace et plus écologique que l'impression de rapports sur papier, même pour de petites tâches. Les outils d'organisation des données facilitent la recherche d'éléments d'information spécifiques à un moment donné.
Précision accrue
Un système de comptabilité informatisé réduit le risque d'erreur humaine. Les ordinateurs traitent les nombres et effectuent des calculs avec une précision de 100%, ce qui élimine la possibilité d'une erreur mathématique conduisant à un résultat inexact. Le logiciel de comptabilité effectue également des sauvegardes régulières des données clés afin de les récupérer en cas de défaillance du système ou de violation de la sécurité. Bien que la saisie de données puisse encore générer des erreurs, un logiciel de comptabilité peut identifier des incohérences et même aider à corriger des erreurs simples.
Frais
La mise à jour d'un service comptable traditionnel pour utiliser un système informatisé peut représenter un coût important, en particulier pour une grande entreprise. Outre la réorganisation du personnel et l'achat du logiciel de comptabilité, une entreprise doit également investir dans de nouveaux ordinateurs, des mises à jour régulières du logiciel, une formation et une nouvelle politique de recrutement afin d'engager des comptables familiarisés avec le système ou pouvant apprendre à l'utiliser rapidement.
Besoin humain
Malgré leur complexité croissante, les systèmes comptables informatisés ne peuvent pas remplacer complètement les comptables humains. Le domaine de la comptabilité nécessite des décisions de jugement et une pensée d'improvisation, ce que même le logiciel le plus sophistiqué ne peut pas faire. Les comptables doivent également comprendre l'évolution de la réglementation légale et des politiques de l'entreprise, certaines d'entre elles se retrouvant dans les nouvelles versions des systèmes comptables informatisés et d'autres contrôlant la manière dont les comptables utilisent leurs outils informatiques.
