Les entreprises doivent tenir des registres précis des achats, des dépenses, des dettes et des autres facteurs comptables. Traditionnellement, les entreprises suivaient les enregistrements comptables manuellement, ce qui pouvait prendre beaucoup de temps et coûter cher. À mesure que les entreprises se tournent de plus en plus vers les systèmes de comptabilité informatisés, vous pouvez vous demander si cette décision financière est la bonne pour votre entreprise. Découvrez les avantages et les inconvénients de la comptabilité informatisée pour déterminer si elle peut aider votre entreprise à se développer.
Précision
La comptabilité informatisée réduit la marge d'erreur humaine, en créant moins d'erreurs et une plus grande précision dans le suivi des finances de votre entreprise. Étant donné que les ordinateurs remplissent des fonctions de base en comptabilité, les erreurs humaines simples risquent moins de provoquer de graves problèmes de comptabilité. La précision est l’un des principaux avantages de la comptabilité informatisée, car les entreprises doivent s’appuyer sur des calculs corrects pour prendre des décisions commerciales éclairées.
Accès
L'accès accru est un autre avantage lié à la comptabilité informatisée.Des enregistrements précis et traçables augmentent la crédibilité vis-à-vis des investisseurs externes et des partenaires commerciaux. les entreprises peuvent partager de manière sécurisée et efficace des enregistrements sélectionnés avec les parties concernées en partageant un lien, un code d'accès ou un fichier électronique. Les données de nombreux services de l'entreprise peuvent être facilement partagées pour plus de transparence et un meilleur accès à l'information lors de la prise de décision. Plus d'une personne peut consulter et manipuler des documents comptables informatisés sans le risque de faire plusieurs copies de documents financiers sensibles.
Responsabilité
Un autre avantage de la comptabilité informatisée est la responsabilisation accrue. Lorsque les fichiers de comptabilité sont sauvegardés et sauvegardés électroniquement sur un disque dur externe ou un système informatique hors site, il y a moins de risque que les enregistrements soient détruits ou perdus dans un incendie, des dégâts d’inondation ou une frénésie de nettoyage. Des dossiers commerciaux bien tenus et précis peuvent vous faire économiser temps et argent lors des audits, car les informations doivent être facilement disponibles.
Limites
La comptabilité informatisée a cependant ses limites. L’un des inconvénients de la comptabilité informatisée est que, même si les logiciels peuvent être en mesure d’effectuer des évaluations sophistiquées des enregistrements financiers, vous aurez toujours besoin d’une personne expérimentée en affaires qui comprend le logiciel et ses capacités suffisamment pour autoriser les rapports. La précision reste un problème lorsque les humains doivent encore saisir des données dans les champs obligatoires. Des virgules ou des points décimaux mal placés peuvent entraîner de graves erreurs de comptabilité, malgré des mécanismes logiciels conçus pour intercepter les erreurs.
Argent
Un autre inconvénient de la comptabilité informatisée est le coût élevé de l’achat d’ordinateurs et de logiciels de comptabilité en nombre suffisant. L'argent économisé en payant de longues heures aux employés pour enregistrer manuellement les informations comptables peut facilement être perdu par rapport au coût élevé de comptables hautement qualifiés et familiarisés avec le logiciel. Les éditeurs de logiciels publient régulièrement de nouveaux systèmes de comptabilité mis à jour qui peuvent être coûteux, mais jugés nécessaires en raison de la vulnérabilité aux failles du système ou de l’accessibilité des hackers dans les versions antérieures.
