Passer de la comptabilité manuelle à la comptabilité informatisée est un processus étape par étape qui peut être accompli facilement et efficacement. S'il s'agit de la fin de l'exercice, vous pouvez commencer par le début du nouvel exercice. Il n'est pas nécessaire de saisir des données de périodes antérieures, à l'exception des états financiers de fin d'année. Si ce n'est pas la fin de l'année, vous devez décider si vous souhaitez attendre jusqu'à la fin de l'année ou saisir dans le système toutes les données détaillées jusqu'à la fin de l'année.
Recherchez et décidez du matériel informatique dont vous aurez besoin pour votre système de comptabilité informatisé. Aujourd'hui, la plupart des ordinateurs ont la capacité d'un progiciel de comptabilité prêt à l'emploi pour une petite entreprise. Assurez-vous que votre ordinateur dispose d'un disque dur avec plusieurs gigaoctets d'espace de stockage. À mesure que le temps passe, vos dossiers informatisés vont grandir et vous voulez que l'ordinateur dure quelques années. Vous voudrez également des programmes de traitement de texte et de tableur, ainsi que des fonctionnalités Internet et de messagerie.
Configurez votre équipement informatique et établissez votre connexion Internet. Cette étape est importante car une aide en ligne est disponible pour tous les progiciels de comptabilité si vous rencontrez un problème. Également dans le cadre de la configuration de votre ordinateur, établissez un moyen de sauvegarder vos fichiers. Vous devez sauvegarder vos données tous les jours ou même plus souvent lorsque vous travaillez sur un sujet critique. Les fichiers peuvent être facilement sauvegardés sur des lecteurs portables. Il est important de comprendre qu'un système de comptabilité est une base de données à partir de laquelle des informations sont récupérées en cas de besoin.
Recherchez et choisissez le progiciel de comptabilité le mieux adapté à votre entreprise. La plupart des petites entreprises s'en sortent bien avec un progiciel prêt à l'emploi, tel que QuickBooks ou Peachtree.
Configurez le progiciel en suivant les menus intégrés. Établissez un plan comptable pour votre grand livre. Configurez vos comptes bancaires et ajoutez les informations nécessaires sur vos fournisseurs et vos clients.
Entrez les données de transaction détaillées nécessaires pour mettre à jour les livres informatisés. Vous devrez saisir les états financiers de fin d’exercice de l’année précédente en tant que vos soldes d’ouverture pour l’année en cours. Saisissez ensuite les données de transaction détaillées pour chaque mois de l'année en cours jusqu'à ce que vous soyez à jour. S'il s'agit de la fin de l'année, il vous suffit de définir les soldes de début pour la nouvelle année et d'avancer, en entrant les données comptables au fur et à mesure que des transactions et des événements se produisent. Vous utilisez maintenant un système de comptabilité informatisé.
Décidez si vous souhaitez que les états financiers de l'exercice précédent soient entrés dans le système. Afin de fournir un historique dans les enregistrements informatisés, vous pouvez ajouter les états financiers des années précédentes. Vous pouvez le faire mensuellement, trimestriellement ou annuellement depuis plusieurs années. Il n'est pas nécessaire d'ajouter les données de transaction détaillées à l'historique, mais une trace doit revenir aux enregistrements manuels.
