Les contrôles de gestion incluent divers outils utilisés par les gestionnaires et les employés pour garantir que le travail peut être poursuivi si nécessaire. Bien que les contrôles de gestion constituent une partie utile et souvent essentielle de la conduite des affaires, il est important de veiller à ce que ces contrôles n’entravent pas la capacité des travailleurs à accomplir leur travail.
Normes de contrôle de gestion
Les contrôles de gestion doivent toujours être conformes à toutes les lois nationales, locales et fédérales applicables. Ils devraient également fournir une assurance raisonnable que les actifs sont protégés contre le gaspillage, la fraude et les abus. Les contrôles de gestion ne doivent pas être mis en œuvre sans une planification et une réflexion préalables appropriées, mais doivent avoir des objectifs spécifiques qui peuvent être atteints de manière réaliste. Enfin, les normes relatives aux contrôles de gestion devraient exiger que les gestionnaires et les employés soient encouragés à agir de manière éthique tout en maintenant un certain niveau de compétence pour tous les travailleurs.
Contrôles Préventifs
Les contrôles préventifs ont pour but d’empêcher les travailleurs de tous les niveaux de commettre des erreurs ou de frauder l’organisation. Les contrôles préventifs peuvent inclure des éléments tels que l’obligation pour les travailleurs de saisir un mot de passe pour ouvrir une session sur un ordinateur ou une clé d’accès pour accéder à une zone particulière du lieu de travail. Ces contrôles sont essentiels dans diverses situations de travail. Cependant, ils peuvent parfois affecter la productivité s'ils ne sont pas mis en œuvre correctement. Par exemple, si un commis à la paie doit imprimer des chèques de paie, mais que le superviseur ayant accès à la pièce verrouillée où le stock de chèques est conservé est indisponible, la productivité peut être perdue.
Contrôles de détective
Les contrôles de détection sont conçus pour «détecter» les erreurs et / ou les activités frauduleuses après qu’elles se soient déjà produites. Les rapports d'exception sont un exemple de contrôle de détection. Il s'agit de rapports qui répertorient des éléments tels que des transactions incomplètes ou des transactions dont le montant est supérieur ou inférieur à celui attendu dans les activités quotidiennes. Les contrôles de détection sont très efficaces pour détecter les erreurs comptables coûteuses. Cependant, ils peuvent avoir un impact sur la productivité lorsqu'ils sont poussés à l'extrême. Par exemple, lorsqu'un département entier est obligé de passer des heures à rechercher une erreur de 5 centimes, non seulement la productivité est perdue, mais le temps consacré à la recherche de ces quelques centimes coûtera plus cher à l'entreprise que si elle devait simplement effacer la différence.
Utilisation de contrôles de gestion pour augmenter la productivité
Bien que les contrôles de gestion puissent avoir un impact négatif sur la productivité s'ils ne sont pas mis en œuvre correctement, ils peuvent également être utilisés pour augmenter la productivité. Lorsque des contrôles de gestion sont en place pour mesurer et analyser la productivité quotidienne, les responsables peuvent utiliser les données obtenues pour rechercher des moyens plus efficaces de mener leurs activités. Ces contrôles peuvent également aider les gestionnaires à déterminer des moyens plus efficaces de déléguer des pouvoirs au sein de l'organisation.
Les facteurs humains
Rappelez-vous toujours que vos ouvriers sont humains. Ne sous-estimez pas l’effet des contrôles de gestion sur l’engagement et la productivité des employés. L’aspect humain des contrôles de gestion doit être pris en compte lors de la conception et de la mise en œuvre de ces contrôles. Le comportement humain doit être pris en compte pour s'assurer que les travailleurs sont correctement motivés pour effectuer les tâches souhaitées. Par exemple, les employés ne doivent pas avoir le sentiment que des contrôles ont été mis en place car les responsables pensent que les employés ne peuvent pas faire confiance. Dans un tel cas, les travailleurs seront probablement démotivés, ce qui réduira ensuite la productivité.
