Les systèmes comptables n'ont pas besoin d'être compliqués et beaucoup de petites entreprises réussissent bien avec un système manuel. Le papier et le crayon étaient à l’origine de la comptabilité avant l’avènement des ordinateurs. Le processus manuel peut être fastidieux et sujet à des erreurs, mais il est simple et peu coûteux, ce qui en fait un excellent choix pour la phobie informatique ou pour les personnes qui, pour une raison quelconque, ne peuvent pas utiliser de systèmes informatisés.
Articles dont vous aurez besoin
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Bloc de papier colonnaire
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Liants
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Calculatrice
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Crayon
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La gomme
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Débutant à intermédiaire des connaissances en comptabilité
Sélectionnez vos journaux et un papier à colonnes, traditionnellement de couleur vert clair. Vous pouvez avoir un journal des ventes dans lequel vous enregistrez toutes vos ventes au comptant et un journal des comptes clients pour enregistrer vos comptes clients. Ayez un journal séparé pour les dépenses avec des colonnes pour identifier les types de dépenses. En général, chaque mois, les colonnes sont additionnées et les écritures au journal sont enregistrées dans le grand livre, conservées séparément dans un pavé à colonnes.
Une fois que vous avez reçu beaucoup de documents en colonnes, vous pouvez envisager de les classer dans leur propre classeur: un classeur pour les encaissements, un autre pour les comptes créditeurs. Les petites entreprises ne peuvent utiliser qu'un seul grand classeur divisé en zones par des onglets. Le but est de pouvoir trouver ce que vous cherchez sans passer des heures à chercher une page spécifique.
Gardez un total cumulé dans vos journaux et votre grand livre. Par exemple, un journal des ventes peut contenir la dernière colonne d’un solde cumulatif des ventes de sorte que vous ayez un total à portée de main, selon vos besoins.
Une fois que les transactions remplissent une page de colonne entière, il est temps d’ajouter toutes les colonnes et de déplacer les totaux vers la page suivante pour continuer à enregistrer des transactions. Assurez-vous d’identifier chaque page avec le nom du journal ou du grand livre. Les numéros de page peuvent également être utilisés.
Datez vos transactions dans des journaux et des grands livres. La première colonne d'une page en colonnes est généralement réservée aux dates, qui sont essentielles lors des rapprochements. Par exemple, si vous voyez un dépôt sur votre relevé bancaire à une certaine date, vous devriez pouvoir le remonter jusqu'à un dépôt sur votre journal de caisse à la même date. Un système de comptabilité manuelle sans date peut devenir un cauchemar rapide. N'y allez pas.
Conseils
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Beaucoup de petites entreprises utilisent des chéquiers comme journaux de caisse et cela fonctionne aussi.
Attention
-Double Vérifiez vos calculs. -Corrigez vos erreurs immédiatement et recalculez sans délai. Il est facile d'oublier d'ajuster tous les nombres lorsqu'une erreur est trouvée. -Gardez les pages de comptabilité dans une zone sécurisée et faites-en des copies une fois par mois ou par trimestre, de sorte que si vous les perdez, vous disposiez d'une documentation de sauvegarde.
