Lorsque vous dirigez une entreprise, vous devez choisir le type de système de comptabilité que vous souhaitez utiliser. Vous pouvez choisir d’utiliser un système de comptabilisation manuelle ou informatisé. Bien que les systèmes informatisés soient pratiques, les systèmes de comptabilité manuelle offrent certains avantages distincts.
Évitez les données corrompues
L'un des avantages de l'utilisation d'un système de comptabilité manuelle est que vous savez que vos documents seront toujours disponibles lorsque vous en aurez besoin. Ce n'est pas toujours le cas lorsque vous utilisez un système informatisé. Lorsque vous utilisez un système de comptabilité informatisé, les données seront corrompues plusieurs fois et vous ne pourrez plus accéder aux informations. À ce stade, vous risquez de perdre des années de données dont vous avez désespérément besoin pour votre entreprise.
Erreurs de duplication
Lorsque vous utilisez un système de comptabilité manuelle, vous n'avez pas à vous soucier des erreurs de duplication. Avec un système informatisé, vous risquez de dupliquer le mauvais fichier et d'utiliser un ensemble de chiffres obsolète. Avec un système manuel, vous avez simplement un livre contenant vos données. La duplication des données constituerait un processus très complexe, peu susceptible de se produire. Cela vous évite d'utiliser de mauvaises données.
Faire des changements
Un autre avantage des systèmes de comptabilité manuelle est qu’ils sont plus faciles à modifier. Lorsque vous devez modifier une entrée dans votre livre, il vous suffit de prendre une gomme et d'effacer l'entrée. Ensuite, vous pouvez écrire la nouvelle entrée dans le vide. Lorsque vous devez modifier une entrée dans votre système comptable informatisé, vous devrez peut-être entrer un mot de passe et rechercher le fichier approprié avant de pouvoir le modifier. Cela prend du temps supplémentaire et peut créer des problèmes.
Accessibilité
L'utilisation d'un système de comptabilité manuelle présente un autre avantage: il est facilement accessible à quiconque a besoin d'informations. Par exemple, les propriétaires d’entreprise peuvent s’appuyer sur leur personnel comptable pour gérer le logiciel de comptabilité et les informations qu’il contient. Si les propriétaires ont besoin d'accéder à certaines données du système, ils doivent attendre que quelqu'un du service de la comptabilité les obtienne. Avec un système manuel, ils peuvent facilement consulter le livre et obtenir les informations eux-mêmes.
