Avant l'ère des systèmes financiers informatisés, tous les processus de comptabilité étaient effectués à la main, avec du papier et un crayon. Certaines petites entreprises utilisent encore cette ancienne méthodologie, également appelée système de comptabilité manuelle. Les concepts sous-jacents aux systèmes manuels et informatisés sont les mêmes, seule la mécanique a changé.
Avantages
La méthode de comptabilisation manuelle est beaucoup moins chère qu'un système informatisé. Certaines personnes ne sont pas à l'aise avec les ordinateurs et fonctionnent mieux avec le système papier-crayon. Le système manuel fonctionne même si l'électricité est coupée, contrairement à la plupart des ordinateurs. Un autre avantage du système manuel est qu'il n'y a pas de corruption de données ni de duplication, comme cela arrive parfois avec un logiciel de comptabilité. La comptabilité manuelle étant simple et ne nécessitant pas de connaissances en informatique, les entreprises peuvent engager des employés moins chers, ce qui constitue un avantage majeur pour les petites entreprises.
Bloc-notes
Avant les tableurs et les logiciels informatisés, les comptables utilisaient des blocs de papier imprimés avec des colonnes. La première colonne à gauche est généralement étroite et est utilisée pour les dates, tandis que la deuxième colonne, la plus large de la page, est utilisée pour les descriptions. Les tablettes de comptabilité présentent au moins quatre colonnes, chaque colonne étant séparée par des lignes doubles descendant de la page. Les blocs-notes sont souvent imprimés en vert clair ou en blanc avec un espace pour chaque chiffre, ce qui minimise la confusion liée à l'écriture manuscrite. Les lignes sur les blocs-notes reflètent les transactions commerciales, telles que les transactions de vente ou de stock.
Journaux
Les journaux sont utilisés pour faciliter le processus de comptabilité manuelle. Ce sont des tampons à usage spécifique pour un certain processus. Vous pourriez par exemple avoir un journal pour toutes vos transactions d'encaissement. Lorsqu'une vente est réalisée, vous écrivez la transaction dans le journal sous la forme d'un poste individuel. À la fin d'une semaine ou d'un mois, vous additionnez les transactions et effectuez une écriture de journal dans le grand livre: un crédit pour ventes et un débit pour des transactions en espèces.
les erreurs
Lorsque vous utilisez un système de comptabilité manuelle, vous devez avoir une stratégie pour trouver et corriger les erreurs de manière efficace. Généralement, vous trouvez une erreur lorsque vous compilez une balance de vérification et celle-ci ne s'équilibre pas - les débits ne correspondent pas à des crédits. Dans ce cas, assurez-vous que les soldes de vos journaux et de vos écritures sont exacts. Vous pouvez utiliser une bande de calculatrice et la joindre à chaque page du journal et du grand livre général, en vous assurant que les totaux sont corrects. Vous devez également vérifier le caractère raisonnable de la balance de vérification et comparer les chiffres avec votre dernière balance de vérification, en recherchant les différences pouvant donner lieu à des erreurs.
