Les entreprises utilisent souvent un système comptable informatisé pour traiter et gérer les transactions et les enregistrements comptables. Le système absorbe et stocke ces données en utilisant des modules tels que les comptes fournisseurs, les comptes clients, la balance de vérification et la paie. Un système de comptabilité informatisé est soit spécifiquement conçu pour une société donnée, soit acheté auprès d’une tierce partie (par exemple, Timberline ou MAS 200). Un système comptable informatisé est un outil précieux pour de nombreuses entreprises.
La vitesse
Le système traite les données rapidement. Une fois que les informations sont entrées dans le module associé, telles que la paie ou les comptes fournisseurs, le système les traite et les stocke instantanément.
Génération automatique
La majorité des systèmes comptables informatisés ont des fonctionnalités telles que la saisie de commande et la génération de factures associées. L'employeur peut créer des comptes pour ses clients, en enregistrant leurs noms, adresses, commandes et factures aussi longtemps que nécessaire. Un système informatisé permet également à l’employeur de créer et d’imprimer des relevés de compte. En outre, de nombreux systèmes de comptabilité intègrent une fonction de paie qui permet un traitement complet de la paie, y compris la génération et l’impression de chèques et de rapports.
Opportunité
L'employeur est en mesure d'imprimer et de réimprimer les commandes des clients, les factures et toutes les autres transactions comptables, selon les besoins. Il peut également trouver facilement les données de paie des employés, telles que l’adresse actuelle et le montant payé, sans avoir à fouiller dans les classeurs pour localiser les dossiers du personnel.
Éradique le traitement manuel
Un système de comptabilité informatisé élimine le traitement manuel. Ce dernier implique le traitement et l’enregistrement manuel des revenus, des dépenses, des profits, des pertes et du rapprochement de la société, ce qui crée un risque d’erreur. Les transactions de paie et les transactions de taxe d’entreprise sont également enregistrées manuellement. Avec un système de comptabilité informatisé, l’employeur a un processus plus fluide de tenue des dossiers et d’équilibrage.
Motivation du personnel
Un système comptable informatisé nécessite souvent que le personnel subisse une formation pour acquérir de nouvelles compétences, ce qui les motive à se sentir motivés. De plus, l'employeur peut externaliser la formation auprès d'un représentant de l'éditeur de logiciels, ce qui crée moins de pression sur les membres du personnel pour qu'ils gèrent eux-mêmes la formation.
Simplifie les audits
Si le gouvernement fédéral ou des États décide de vérifier la société, un système de comptabilité informatisé simplifie le processus. Normalement, avant l'audit, l'auditeur informe l'employeur par courrier des documents spécifiques nécessaires à l'audit. Selon la nature de l'audit, les documents peuvent inclure des déclarations fiscales, des registres de paie et un plan comptable.
Un système de comptabilité informatisé peut stocker de nombreuses années d'informations. Si la vérification l'exige, l'employeur peut accéder à des informations datant de nombreuses années auparavant. Si, lors de l’audit, l’auditeur demande spontanément un document comptable, l’employeur peut le récupérer rapidement du système au lieu de fouiller dans les boîtes de stockage pour localiser des copies papier.
Réduit les détournements de fonds
Un logiciel de comptabilité informatisé rend difficile pour les employés de voler de l'argent à l'entreprise. Par exemple, si un employé de la paie tente de se payer plus que le montant autorisé, son vol sera probablement découvert car le système de comptabilité stocke toutes les transactions sauvegardées.
