Avec de nombreuses sous-sections de la comptabilité, il existe des règles et des règles strictes en termes d'organisation et de ce qui est autorisé ou non. Ce n'est pas le cas avec les systèmes d'information comptable. Il y a tout simplement trop d'opinions sur ce qu'est un AIS et sur ce qu'il n'est pas. Ce qui distingue l’AIS des autres systèmes d’information, ce sont les obligations légales et professionnelles imposées à la direction et aux comptables de la société.
Flux d'informations
L'une des caractéristiques d'un système AIS est le flux d'informations. Cela est illustré ici par l'utilisation d'une pyramide avec la direction au sommet, la direction moyenne juste en dessous, la gestion des opérations en dessous, et le personnel des opérations représentant la base du flux d'informations. Les informations concernant les performances de l'entreprise sont transmises à tous les niveaux de la direction par le biais du personnel. Les cadres supérieurs sont responsables devant les actionnaires ou les propriétaires de la société des informations qu’ils reçoivent. Les clients et les fournisseurs, avec lesquels le personnel d'exploitation est quotidiennement en contact, contribuent à ces informations sur les performances de l'entreprise. Avec l'utilisation de ces informations, la haute direction filtre les informations relatives au budget de l'entreprise et les instructions permettant de modifier ou d'améliorer les interactions quotidiennes avec les clients et les fournisseurs. Les informations provenant des fournisseurs et des clients sont appelées flux d'informations externes. Ceux qui vont du personnel à la direction et de la gestion au personnel sont appelés flux d’information internes.
Traitement des transactions
Une autre caractéristique de l’AIS réside dans le traitement des transactions. Un SIA traite deux types de transactions différents. La transaction financière, qui est une transaction de nature monétaire qui affecte les actifs ou les actions d’une entreprise. La transaction non financière est une décision qui, bien qu’elle ne soit pas évaluée financièrement, peut affecter la santé comptable globale de la société. Par exemple, si l'entreprise décide de changer de fournisseur en raison d'une hausse substantielle des prix d'un fournisseur actuel, l'effet immédiat n'est pas de nature financière avant la première commande.
Toutes les transactions sont entrées dans le système d'information comptable dans le but d'affecter le processus décisionnel de la direction. Si la direction est au courant d'une augmentation imminente des coûts, des taxes ou d'une éventuelle perte de clientèle, des décisions peuvent être prises pour contrer les conséquences négatives d'événements futurs.
Modèle AIS
Un modèle typique de système AIS illustre ces fonctionnalités et comprend trois étapes différentes pour la gestion des informations. La première est la collecte de données. Elle est considérée comme la plus importante des trois étapes, car si des erreurs ne sont pas détectées, le système peut créer une sortie non fiable. Les deux exigences principales du processus de collecte de données sont que les données utilisées soient à la fois pertinentes et efficaces. C'est au stade de la collecte des données que la pertinence des données doit être évaluée afin de filtrer tous les faits non pertinents du système. L'efficacité implique la collecte du même ensemble de données qu'une seule fois. Ne pas le faire conduit à des données redondantes. La deuxième étape est le traitement des données, ou la tentative d'organiser les données de manière à ce que la direction puisse prendre des décisions concernant les décisions financières de l'entreprise. Un exemple serait d'utiliser les données de ventes pour prévoir les prévisions de ventes futures. Sur la base de ces attentes, des décisions peuvent être prises concernant les besoins en personnel. La troisième étape est la génération réelle d'informations menant à la prise de décision. Que la décision soit basée sur des transactions financières ou non financières, elle peut affecter les opérations quotidiennes de l'entreprise et éventuellement les perspectives financières de la société.
