Un système d’information de gestion (SIG), ou système de gestion de l’information, est particulièrement important pour les entreprises qui collaborent avec d’autres entreprises. Les deux entités doivent donc partager des informations ou se transférer des informations. En outre, les entreprises ayant plusieurs départements ou unités peuvent utiliser le SIG pour compiler des informations dans un emplacement central, évitant ainsi la perte d'informations. Un SIG a quatre caractéristiques principales.
Collecte de données
Les organisations utilisent un SIG pour stocker les données. Le SIG stocke les informations dans l'un des deux systèmes de base de données. Le premier type de base de données, la base de données relationnelle, stocke les entrées des utilisateurs, puis relie ces informations à d'autres informations à travers le système. La base de données place ensuite ces informations dans des graphiques ou des diagrammes afin que les utilisateurs puissent comparer les données. Le second type de base de données, la base de données hiérarchique, stocke les données dans l'ordre dans lequel elles ont été reçues, mais ne fournit aucune table de comparaison pour l'utilisateur.
Génération de rapports
Alors que le SIG sert à stocker des données, il les utilise également pour générer des rapports. Les utilisateurs du système déterminent les types de rapports, avec des modèles spécifiques disponibles dans le système pour différents types de rapports. À la demande de l'utilisateur, le système compile le rapport requis, en insérant des données dans le modèle, puis en imprimant le rapport pour l'entreprise.
Accessibilité et intégration
Le MIS fonctionne en accès libre. Un accès ouvert signifie que le SIG principal peut être connecté ou intégré à d'autres systèmes de l'entreprise, ce qui permet de modifier les données provenant de différentes sources et de plusieurs sites. Cette fonction fournit deux résultats importants. Les organisations peuvent mettre à jour le système pour fournir des informations en conjonction avec les politiques et les réglementations, et le système peut être maintenu sans avoir besoin de personnel de service professionnel.
L'évolutivité
Une caractéristique importante d’un SIG est que les entreprises peuvent acheter une version réduite d’un système puis, au fil du temps, l’ajouter si les ressources financières le permettent. Les entreprises peuvent ajouter des capacités de données accrues, ainsi que des fonctionnalités système, au système initial au fur et à mesure de la croissance de l'entreprise, évitant ainsi au propriétaire de l'entreprise d'avoir à acheter un système entièrement nouveau toutes les quelques années.
