Tous les organismes à but non lucratif ont des règlements: un ensemble de règles régissant des éléments tels que la composition, les pouvoirs, les devoirs et la composition des administrateurs, les responsables de l'organisation et leurs devoirs, la gestion financière et les règles pour apporter des modifications ou des amendements aux règlements. Les règlements ne sont pas des documents publics et aucun bureau du gouvernement ne les exige ou ne les inspecte… Ils existent en tant que cadre fondamental ou manuel de jeu décrivant le fonctionnement de l’organisation afin de garantir l’honnêteté, la transparence et la responsabilité.
Aviser tous les membres du conseil d'administration ou les administrateurs de l'organisation d'une réunion prévue pour traiter des changements apportés aux règlements. La durée de préavis requise est souvent spécifiée dans les statuts de l'organisation elle-même. Prévenez suffisamment à l'avance pour que personne ne puisse accuser l'organisation de vouloir exclure des personnes qualifiées.
Comptez le nombre de membres présents pour vous assurer que vous avez un «quorum» --- le nombre minimum de membres du conseil d’administration ou d’administrateurs requis pour mener des activités officielles. Ce nombre correspond généralement à la majorité des membres du conseil d’administration ou des administrateurs et, là encore, est spécifié le plus souvent dans les règlements eux-mêmes.
Nommer un membre pour prendre des notes détaillées de la réunion, à moins que vous n'ayez déjà désigné un secrétaire du conseil en tant que dirigeant de l'organisation.
Rappelez la réunion à l'ordre (généralement par le président du conseil) et introduisez les modifications souhaitées aux règlements. Réservez suffisamment de temps au conseil pour discuter des modifications, débattre des solutions de rechange et poser des questions sur les modifications proposées aux règlements.
Appelez un vote sur les modifications proposées (encore une fois, généralement par le président du conseil), le secrétaire notant le résultat du vote.
Imprimez les règlements modifiés (si les modifications proposées sont approuvées) et distribuez-les aux administrateurs ou aux membres du conseil. Conservez une copie supplémentaire à la disposition du public pour consultation au siège de votre organisation à tout moment.
