Vous avez donc reçu une commande et envoyé à votre client le produit ou le service demandé. Toutes nos félicitations! Ensuite, vous devez obliger le client à payer. Le processus de collecte des fonds commence par l'envoi d'une facture au client indiquant le montant dû et les conditions de paiement. La préparation d'une facture crée un compte client.C’est un élément de valeur pour votre entreprise, qui figure en bonne place sur votre liste d’actifs, car il se convertit facilement en espèces.
Conseils
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En termes comptables, l’établissement d’une facture crée un compte client. Dès qu'elle est payée, la facture devient en argent comptant.
Définition de la facture de vente
Une facture de vente est un document commercial qui est préparé chaque fois que vous devez demander le paiement d'un client pour des biens ou des services que vous avez fournis. La facture contient des informations importantes telles que le produit, la quantité, le prix et les conditions de paiement, telles que les coordonnées bancaires de l'entreprise. En ce qui concerne les documents, c’est l’un des plus faciles à créer, mais aussi l’un des plus importants. Une facture établit l'obligation de payer du client. En émettant une facture, vous vérifiez le contrat qui existe entre vous et le client et que vous avez rempli votre part du marché. Une fois que le client a accepté la facture, cela devient une dette légale que le client doit payer.
Quelle est la différence entre une facture et une facture?
À ce stade, il est utile de clarifier un peu la terminologie, car il y a souvent beaucoup de confusion quant à la nature d'une facture et de sa nature. Une facture est toujours envoyée par le vendeur au client dans l’espoir d’être payée dans un délai déterminé. Ainsi, lorsque vous fournissez des biens et des services, vous créez toujours une facture. Une facture est quelque chose que le client doit payer. Ainsi, la facture que vous avez créée, du côté du client, est une facture. C'est le même document mais avec un nom différent, selon que vous payez ou recevez de l'argent.
En termes comptables, cette distinction est importante. Le client et vous-même utiliserez la même facture à des fins de comptabilité. Mais, alors que le client utilisera la facture pour enregistrer de l’argent qui doit quitter l’entreprise, appelé compte fournisseur, vous l’utiliserez pour enregistrer de l’argent destiné à l’entreprise, appelé compte client.
Quelles informations doivent être présentes sur une facture de vente?
En règle générale, vous pouvez diviser la facture en deux parties: l'en-tête de la facture et le cœur de la facturation. L'en-tête de la facture contient:
- Le nom et l'adresse du vendeur.
- Le nom et l'adresse du destinataire.
- La date de la facture - c'est vital! Le compte à rebours commence pour le client à la date de la facture. Si vous avez une limite de temps pour le paiement, ce que vous devriez, alors inclure une date permet de s'assurer que tout le monde est sur la même page pour savoir quand le paiement est dû.
- Un numéro de facture unique.
- Un numéro de bon de commande, si vous utilisez un système de bon de commande pour contrôler vos achats professionnels.
Le noyau de facturation contient:
- Une description détaillée du service rendu ou des produits fournis, y compris les quantités et les prix.
- Toutes les taxes de vente applicables.
- Le prix total qui est dû.
- Termes et conditions pour le paiement. Par exemple, vous pouvez spécifier "net 30", ce qui signifie que le montant total est dû dans les 30 jours.
- Le mode de paiement, tel que les détails du compte bancaire ou le nom d'une personne à qui le client peut envoyer des chèques.
Qu'est-ce qu'une facture de vente en termes de comptabilité?
De nombreuses entreprises ont un bon nombre de clients qui ne paient pas immédiatement. Si vous utilisez la méthode de la comptabilité d'exercice pour la comptabilité d'exercice, vous enregistrerez le revenu une fois que vous l'avez gagné, et non lorsque l'argent sera transféré dans votre compte bancaire. Cela signifie que vous avez besoin d’une méthode d’enregistrement du revenu que vous avez le droit de recevoir mais que vous n’avez pas encore reçue. Une facture de vente en termes comptables est un "compte à recevoir" ou "A / R". Les comptes débiteurs représentent tous les paiements dus à votre entreprise qui n'ont pas encore été payés par les clients.
Si vous y réfléchissez, ce que vous faites réellement lorsque vous créez une facture, c'est prolonger le crédit sans intérêt du client pour une courte période. Vous leur permettez d'obtenir des biens ou des services avant le paiement, sur la base de la confiance que le paiement sera effectué à la date du paiement. Un compte client est simplement un moyen d’enregistrer cette confiance.
Comment enregistrer une facture?
Les comptes débiteurs ont une valeur incroyable pour votre entreprise car, une fois payés, ils sont immédiatement convertis en espèces. En tant que tel, vous les enregistrerez comme des actifs dans le bilan de l'entreprise. Il est classique de lister les actifs par ordre de liquidité, ce qui mesure la rapidité avec laquelle une chose peut être convertie en espèces. Ainsi, de tous les actifs de votre entreprise, les liquidités sont les plus liquides, et les actifs tels que l’immobilier, les actions de fonds de couverture et d’autres placements alternatifs sont les moins liquides, car ces éléments sont beaucoup plus difficiles à vendre.
Les créances sont inscrites à l'actif à court terme car le client doit payer le paiement dans un délai d'un an ou moins. Et, comme ils convertissent en espèces au moment du paiement de la facture, les comptes débiteurs font partie de vos actifs les plus liquides. En règle générale, vous les répertoriez au-dessous des espèces dans le bilan. Le chiffre que vous insérez correspond simplement au montant total de toutes vos factures en attente.
Quelle est la différence entre les comptes débiteurs et les comptes créditeurs?
Le revers des comptes à recevoir est les comptes à payer. Les PS apparaissent lorsque vous devez de l'argent à vos fournisseurs parce que vous n'avez pas encore payé la facture. En tant qu'écriture comptable, cela représente votre obligation de rembourser une dette à court terme. Pour illustrer cela, imaginez un fournisseur qui vous envoie un cas de widgets et quelques jours plus tard envoie une facture pour le coût de 500 $. Vous êtes obligé de payer cet argent, vous enregistrez donc les 500 $ sous forme de débit dans la colonne comptes créditeurs et vous créditez simultanément 500 $ pour la dépense en matières premières, qui est généralement indiquée en tant que coût des produits vendus. Votre fournisseur attend le paiement, il enregistre donc la facture dans sa colonne des comptes à recevoir.
Ensuite, lorsque vous écrivez un chèque pour payer la facture, vous entrez un crédit de 500 $ dans la colonne des comptes fournisseurs et un débit de 500 $ dans le compte courant. Si quelqu'un examine votre état des résultats, il peut voir en un coup d'œil le montant total que l'entreprise verse en factures impayées.
Que se passe-t-il si un client ne paie pas?
Dans un monde idéal, tous vos clients paieraient toutes vos factures à temps, à chaque fois. Dans le monde réel, les clients paient en retard et certains ne paient pas du tout. Le problème ici est que votre entrée dans les comptes clients est censée afficher le solde de toutes les factures qui seront converties en espèces dans un proche avenir. Si un client ne paie pas pendant 90, 120 ou 360 jours - ou ne paie pas du tout - cela faussera l'exactitude de votre bilan.
La règle numéro un en matière de recouvrement de créances est que plus un paiement est long, plus il est difficile de le recouvrer. Un calcul essentiel pour toute entreprise consiste à déterminer l'âge de vos factures grâce à un processus appelé "vieillissement". Si vous utilisez un logiciel de comptabilité d'entreprise, les catégories habituelles pour ce type de rapport incluent:
- Actuel: à régler immédiatement.
- 1 à 30 jours: à recevoir dans les 30 prochains jours.
- 31 à 60 jours de retard.
- 61 à 90 jours de retard.
- 91 jours et en retard, etc., par tranches de 30 jours.
Le vieillissement a pour but de déterminer quelles factures nécessitent un suivi, par exemple en appelant le client ou en envoyant le compte à une agence de recouvrement. Cela vous permet également de savoir si vous collectez des paiements trop lentement et que vous prenez trop de risques de crédit. Si les créances arrivent trop lentement, vous pourriez vous retrouver avec un problème de trésorerie important et devoir emprunter de l’argent pour faire face à vos dépenses opérationnelles quotidiennes.
