Le commerce est le mouvement des marchandises des producteurs aux consommateurs. La logistique et les finances sont deux composantes différentes mais tout aussi importantes de ce processus commercial qui garantissent la satisfaction du client et la rentabilité du fabricant. La documentation de chacune de ces fonctions répond à un besoin spécifique de la transaction afin de garantir le succès des deux parties. Une facture d'expédition déplace le produit à destination, tandis qu'une facture commerciale permet au fabricant de facturer le produit au client.
Facture d'expédition
Le terme commercial pour une facture d'expédition est un connaissement. Le BOL fournit les informations nécessaires à un transporteur pour planifier le ramassage et la livraison des marchandises à votre client. Les informations requises sur une BOL incluent:
- l'adresse de livraison (destinataire)
- nom du produit
- quantité
- poids brut et net
- informations de manipulation dangereuses ou spéciales basées sur les exigences du produit.
Si le produit est chargé dans un conteneur, un réservoir ou un wagon, le numéro d’équipement doit également être noté sur la BOL. La BOL doit être signée par le transporteur lorsque la cargaison est ramassée, puis signée par le destinataire une fois la livraison effectuée.
Facture commerciale
Une facture commerciale, ou acte de vente, est un document financier créé à des fins de facturation. Ce document doit inclure le nom et l'adresse du destinataire de la facture, ainsi que le nom et la quantité du produit. La principale différence entre une facture commerciale et une facture d'expédition est que les prix doivent être notés sur la facture commerciale. La facture doit également indiquer les frais de transport, les frais d'emballage spéciaux, les frais d'assurance ou tout autre élément à payer par le client. La facture commerciale doit inclure une adresse où le paiement doit être effectué et une date d'échéance pour le paiement.
Documents de vente supplémentaires
Une fois qu'une facture commerciale est traitée, elle est enregistrée sur le compte du client jusqu'à la réception du paiement. Le paiement est appliqué et la facture ouverte clôturée. Si le destinataire choisit de retourner le produit, un note de crédit est ensuite créé et enregistré sur le compte du client. Un relevé de compte peut également être créé pour le client, en fournissant une liste de tous les documents de vente ouverts.
