Une demande de propositions (DDP) est la première étape d'un processus d'approvisionnement, ou du processus d'obtention des biens ou des services nécessaires. La demande de propositions invite les fournisseurs potentiels à soumettre une proposition concernant le produit ou le service dont votre entreprise a besoin. Cette demande de propositions rend l'acquisition des biens ou services nécessaires systématique et concurrentielle et permet à votre entreprise de sélectionner la meilleure option parmi des solutions créatives de plusieurs fournisseurs.
La description
Une demande de propositions n’est pas simplement une demande d’estimation de prix, mais une demande de rapport détaillé contenant des informations de base sur la société et son historique, des données financières, des compétences techniques, des informations sur les produits et des références vérifiables des clients. La demande de propositions comprend généralement des descriptions détaillées de l’élément, du projet ou du service demandé afin d’obtenir des réponses précises des fournisseurs. En règle générale, la demande de propositions n'est pas ouverte au public, mais envoyée à une liste de fournisseurs potentiels préalablement approuvée.
Une fonction
Une demande de propositions sert à obtenir les faits et les chiffres nécessaires pour garantir des décisions commerciales saines pour des projets complexes. Dans le cadre du processus de demande de propositions, les entreprises doivent se faire concurrence pour proposer la meilleure proposition de produit ou de service en question afin de gagner le marché de l'acheteur. Cela permet à l’acheteur d’examiner de multiples options pour la meilleure combinaison de qualité, de conditions et de service au meilleur prix possible. La demande de propositions est également utilisée pour encourager les fournisseurs à proposer des solutions créatives aux problèmes de l’entreprise présentés dans la demande de propositions. Comme le processus de demande de propositions peut être long et long, il ne devrait être utilisé que lorsque cela est nécessaire pour des projets complexes.
Avantages
Une demande de propositions fait connaître votre intérêt pour les marchés publics à différents fournisseurs et les encourage à offrir le meilleur produit ou service au meilleur prix. Dès le début, les fournisseurs potentiels sont conscients que le processus de sélection est très concurrentiel. Le processus de demande de proposition exige que l'acheteur spécifie ce qu'il prévoit d'acheter et que les fournisseurs répondent de manière factuelle à la demande. Grâce à une procédure d'évaluation et de sélection structurée, les entreprises et les organisations peuvent faire preuve d'objectivité dans le processus de sélection.
Désavantages
Le processus de demande de propositions présente également des inconvénients. Parce que les demandes de propositions nécessitent beaucoup d’efforts de la part de l’acheteur et du fournisseur, elles peuvent prendre beaucoup de temps. Le temps et les efforts requis pour préparer les documents et planifier les réunions peuvent entraîner des retards. En raison du temps et de la difficulté à répondre à une demande de propositions, certaines entreprises peuvent décider de ne pas participer. Il peut être difficile de définir exactement ce que l'entreprise souhaite acheter, et des exigences peu claires conduisent souvent à des propositions peu satisfaisantes de la part de fournisseurs potentiels. En outre, les propositions d'achat peuvent être longues et difficiles à évaluer par la société acheteuse.
Éléments clé
Une demande de proposition bien rédigée devrait inclure plusieurs éléments clés. Outre les éléments de base, tels qu'un résumé des activités à mener, une description des biens ou services demandés et des exigences commerciales détaillées, les demandes de propositions doivent également inclure des informations à l'intention des fournisseurs sur la manière de réagir. Des informations destinées aux fournisseurs doivent être incluses sur la manière de contacter l'acheteur, la procédure d'évaluation à utiliser, le format de la proposition souhaitée, le délai, les critères de sélection à utiliser, les informations de contact et le calendrier prévu pour le projet.
