Le compte rendu de la réunion est destiné à résumer les points les plus importants de la réunion. Le but de la réunion est de permettre à un groupe de se réunir et de prendre des décisions. Le but ultime du compte rendu de la réunion, dans cette logique, est de récapituler avec précision les décisions prises au cours de la réunion. Les procès-verbaux des réunions sont rédigés sous forme de notes, puis rédigés intégralement. Pour faciliter le processus, demandez aux responsables de la réunion un ordre du jour ou un résumé des événements de la réunion. Faites un plan pour les notes de la réunion en vous basant sur l’ordre du jour de la réunion.
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Faites attention aux décisions prises lors de la discussion. Assurez-vous de noter toutes les informations liées à la décision finale.
Profitez du moment où les gens débattent de la décision pour prendre des notes sur les problèmes clés qui semblent être impliqués dans le débat. Ne vous inquiétez pas de qui a dit quoi.
Lisez ensuite les notes et mettez en évidence les points les plus pertinents pour les membres. Revenez en arrière et parcourez les notes pour toute information pertinente mentionnée qui se rapporte à l'aspect leadership du groupe. La discussion peut déboucher sur une tangente importante, telle que la paperasse ou des préoccupations juridiques. Séparez ces informations et envoyez-les aux chefs de groupe.
Résumez les points nécessaires aux volontaires et autres affiliés. Rédigez une liste détaillée de toutes les tâches à réaliser en fonction de la décision prise lors de la discussion. Si la décision, par exemple, était d'organiser une collecte de fonds afin de réduire le déficit de fonds nécessaires à la réalisation d'un autre projet, notez que des volontaires seront nécessaires pour planifier la collecte de fonds, recruter des volontaires, faire de la publicité, etc.
Utilisez le résumé du compte rendu de la réunion pour envoyer un courrier électronique aux membres et aux newsletters.
Créez un format standard pour les procès-verbaux de la réunion en vous basant sur les procédures habituelles. Enregistrez-les, car les informations qu’ils contiennent peuvent devenir utiles ultérieurement. Le groupe pourrait se retrouver dans une situation similaire ultérieurement, par exemple lorsque les personnes qui ont organisé la collecte de fonds initiale ne font plus partie de l'organisation. Les nouveaux membres peuvent utiliser les procès-verbaux des réunions pour trouver des solutions à leurs problèmes.
Assurez-vous de noter la date et l'heure de la réunion avec chaque entrée, ainsi qu'un résumé de l'objet de la réunion.
Rédigez le compte-rendu de la réunion par petits blocs d'une à trois phrases, de manière à ce qu'il se lise un peu comme un article de journal. Cela facilitera la compréhension des points essentiels de la réunion par les lecteurs.
