Un audit efficace permet à une entreprise d'identifier et de corriger les faiblesses de procédure. Un rapport d'audit efficace note objectivement les résultats et propose des suggestions d'amélioration. L'auditeur détaille la taille du groupe de test, les critères de test et les résultats. Les conclusions rapportées doivent être légitimes et étayées par des preuves à l’appui. Lorsque la direction examine les résultats pour préparer une réponse, l'intention de l'auditeur lors de la préparation devrait être évidente tout au long du document. Cela permet une communication ouverte et la possibilité de remédier à toute faiblesse de procédure.
Créez une page de couverture. Indiquez le nom de la société et le département que vous auditez. Placez le mois et l'année de la vérification - et non la date à laquelle vous écrivez le rapport. Par exemple, si vous avez terminé l'audit en avril 2011, mais que vous ne publiez pas le rapport avant juillet, tapez avril 2011 sur la couverture.
Adressez le rapport d'audit au responsable du département en cours de révision. Copiez toute gestion de niveau inférieur applicable.
Rédigez une introduction à l'audit. Donnez des informations sur le département audité, y compris sa fonction, sa taille et ses objectifs.
Décrivez les objectifs de la vérification. Incluez ce que vous cherchiez de manière générale et spécifique. Par exemple, votre objectif général est de vous assurer que des procédures et des contrôles efficaces sont en place. Plus précisément, vous recherchez peut-être des stratégies complètes, des niveaux d’approbation appropriés et une documentation précise.
Détaillez les conclusions que vous avez tirées du rapport. Citez vos conclusions spécifiques en détail. Si vous constatez des lacunes dans la documentation, indiquez le document exact et la clause manquante. Si une procédure spécifique est inefficace, notez-le tout en fournissant des preuves expliquant pourquoi cela ne fonctionne pas.
Faites des recommandations sur les mesures que la direction peut prendre pour remédier aux lacunes constatées.
Donner à la direction l'occasion de réagir aux constatations de l'audit. Lorsque vous recevez la réponse du responsable, intégrez-la dans votre rapport.
Reconnaissez les membres du personnel du ministère qui vous ont aidé à effectuer la vérification.
Terminez en incluant vos informations de contact. Incluez votre nom, titre, numéro de téléphone et adresse email.
