La loi fédérale impose aux employeurs de retenir les impôts fédéraux sur le revenu, les taxes de sécurité sociale et les taxes d’assurance-maladie sur les chèques de paie de leurs travailleurs et de payer leurs propres taxes de sécurité sociale et d’assurance-maladie. La plupart des employeurs utilisent le formulaire 941 de l'Internal Revenue Service pour indiquer le montant qu'ils ont retenu, raison pour laquelle ces taxes sont parfois appelées «taxes 941».
Retours trimestriels
Le formulaire 941 est également appelé «Déclaration de l'impôt fédéral trimestriel de l'employeur». Un employeur dépose un 941 pour chaque trimestre civil; le retour est toujours dû un mois après la fin du trimestre. Ainsi, pour le trimestre allant de janvier à mars, la déclaration doit être renvoyée le 30 avril; d'avril à juin, c'est le 31 juillet; pour les mois de juillet à septembre, le 31 octobre; et la déclaration d'octobre à décembre est due le 31 janvier. Les employeurs peuvent déposer sur papier ou par voie électronique.
Formulaire 941
Sur le formulaire 941, l’employeur indique le nombre de travailleurs qui ont reçu un salaire au cours du trimestre, le montant total des impôts fédéraux sur le revenu retenus sur leur salaire et le montant combiné des impôts dus au titre de la sécurité sociale et de l’assurance-maladie - à la fois la part des employés et la part des employés. part de l'employeur. Le formulaire permet certains ajustements pour des choses telles que les indemnités de maladie remboursées par une tierce partie. Enfin, l’employeur indique le montant de 941 impôts qu’il a déposé auprès de l’IRS au cours du trimestre.
Dépôts
Les employeurs ne peuvent pas attendre jusqu’à ce qu’ils remplissent la déclaration pour envoyer l’argent des impôts 941 du trimestre à l’IRS. Les employeurs doivent faire des dépôts réguliers tout au long de l'année. Selon le montant de leurs salaires, ils doivent déposer 941 impôts auprès de l'IRS une fois par mois ou toutes les deux semaines. Toutefois, si les 941 taxes impayées d’un employeur atteignent 100 000 $, cet employeur doit le déposer au plus tard le jour ouvrable suivant, quel que soit son calendrier de dépôt normal. Si un employeur finit par déposer trop au cours du trimestre, comme indiqué sur la formule 941, il peut demander un remboursement ou faire appliquer le trop-perçu à la déclaration du trimestre suivant. S'il sous-paye, il doit combler la différence lorsqu'il dépose son rapport 941; des pénalités et des intérêts peuvent s'appliquer.
Considérations
Malgré la «déclaration de revenus» figurant dans le nom du formulaire, le formulaire 941 n’est pas utilisé pour déclarer et payer les obligations de l’employeur en matière d’impôt sur le revenu. L'employeur produit une déclaration annuelle distincte à cet effet, telle que la formule 1120 pour une société. Le formulaire 941 n’est pas non plus utilisé pour déclarer l’impôt fédéral sur le chômage, ou FUTA; les employeurs utilisent le formulaire 940 pour les taxes FUTA. Enfin, les employeurs qui n'ont qu'un faible impôt à payer 941 - 1 000 $ ou moins par an à compter de 2011 - pourront peut-être sauter une grande partie de la paperasse et produire une seule déclaration annuelle, le formulaire 944.
