Le "bureau sans papier" peut ne jamais être réalisé à 100%. Malgré l'utilisation intensive des ordinateurs, presque toutes les entreprises ont encore besoin de documents papier. Cela représente un défi lorsque les entreprises dépendantes de l'ordinateur ont besoin d'interagir avec les données des formulaires papier. La "conversion" de données physiques en systèmes virtuels peut être réalisée par la saisie manuelle de données, l'imagerie de documents et la reconnaissance optique.
Articles dont vous aurez besoin
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Documents papier
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Budget pour l'équipement et le personnel
Définissez vos objectifs et besoins commerciaux. Déterminez si vous capturez les paiements des clients, traitez des applications ou archivez des documents internes. Déterminez si vous devez sauvegarder des images réelles des documents pour les stocker électroniquement ou simplement capturer les données sur papier dans une base de données. Ces déterminations vous aideront à choisir le système de traitement de données qui répondra le mieux à vos besoins.
Recherche de solutions logicielles d'entreprise. Demandez des références de logiciels et de fournisseurs à des entreprises qui effectuent une capture de données similaire à celle que vous avez l'intention de faire. Demandez si vous pouvez visiter des sites de travail en effectuant le type de conversion papier-électronique que vous avez l'intention de faire. La meilleure façon de choisir un système est de le voir en action. Si vous ne capturez qu'un petit volume de données à partir de formulaires, vous pouvez vous en sortir en tapant une personne sur une feuille de calcul Excel. Mais dans les affaires modernes, ce n'est probablement pas le cas. Vous aurez probablement besoin de trouver un logiciel, et peut-être même un nouveau matériel, si la capture de documents / d'images fait partie de votre plan.
Comparez les solutions logicielles que vous avez recherchées et choisissez-en une. Contactez le fournisseur ou le distributeur de logiciels pour commencer le processus d'achat du système et de son installation. La première étape, généralement connue sous le nom de "découverte", intervient lorsque le fournisseur se rend sur votre site pour déterminer vos besoins exacts et la meilleure solution pour eux.
Restez en contact avec le fournisseur pendant la découverte et tout au long de l'installation. Posez beaucoup de questions et prenez en charge le projet; encouragez les employés qui réaliseront des activités de capture de documents et de saisie de données à faire de même.
Testez le système complètement. S'il y a des bogues ou des lacunes dans la solution, il est préférable de les rechercher pendant que le fournisseur est sur site. Cela rendra le dépannage et la résolution beaucoup plus rapides.
Conseils
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Travaillez avec un fournisseur de bonne réputation et essayez de solliciter les commentaires de l'un de ses clients précédents.
