Démarrer ou gérer une entreprise est une aventure passionnante qui implique une foule de tâches, telles que la surveillance de la santé financière de votre organisation. Il existe plusieurs approches de la gestion financière. Il est donc essentiel de choisir la bonne méthode de comptabilité pour votre entreprise, afin d’obtenir une image précise des tendances financières et de faire des projections pour votre entreprise. La méthode de comptabilité que vous choisissez peut également avoir une incidence sur la fluidité de vos actifs. Que vous utilisiez un comptable ou suiviez vous-même les revenus et les dépenses, choisissez une seule méthode de comptabilité et respectez-la pour plus de cohérence et d’exactitude.
Base de comptabilité
Les deux types de comptabilité que la plupart des entreprises utilisent sont la méthode de la comptabilité d'exercice et la méthode de la comptabilité de caisse. Certaines entreprises utilisent la méthode de la comptabilité de caisse modifiée, qui combine les principes des méthodes de la comptabilité d'exercice et de la comptabilité de caisse.
Bien que chaque méthode de comptabilisation des actifs, des passifs et des capitaux propres, elle diffère par le moment où chacune d’elles est enregistrée, ce qui a une incidence sur l’instantané financier d’une entreprise à un moment donné.
Les trois principales composantes de la formule comptable de base (qui doit être équilibrée à tout moment) sont les suivantes:
- Les atouts: Les actifs désignent les actifs corporels et incorporels d'une entreprise, tels que les espèces, les terrains, les stocks, les immeubles, les comptes clients, les investissements et autres éléments viables sur le plan financier. L'actif est égal au passif plus les capitaux propres.
- Les passifs: Le passif fait référence aux obligations financières d’une entreprise de payer ses créanciers pour les comptes créditeurs, les salaires courus et les emprunts.
- Équité: Les capitaux propres ou les capitaux propres font référence aux bénéfices disponibles. Les capitaux propres plus les passifs sont égaux aux actifs.
Méthode de comptabilité d'exercice
La méthode de comptabilité d'exercice enregistre les produits dans l'état des résultats au moment où ils sont gagnés et fait correspondre les dépenses correspondantes lorsque les dépenses sont engagées, et non lorsque les factures sont payées. La comptabilité d'exercice résulte en un compte de résultat qui fournit une représentation précise de la rentabilité de votre entreprise pour une période donnée. Par exemple, si un représentant commercial effectue une vente importante le 15 décembre mais ne s'attend pas à recevoir un paiement avant le 15 janvier de l'année civile suivante, la méthode de la comptabilité d'exercice enregistre la vente en tant que produit en décembre.
De même, si un grand projet nécessite de commander des articles ce mois-ci, la méthode de comptabilité d'exercice enregistre la facture en tant que dépense, plutôt que d'attendre le paiement. Cette méthode permet de garder une trace de l'argent que vous devez réserver pour payer la facture. Cela permet également d'éviter des erreurs lorsque vous achetez accidentellement quelque chose avec de l'argent déjà désigné à une autre fin.
Si des dépenses sont engagées en raison des revenus entrants, telles que les fournitures nécessaires pour installer les meubles commandés par un client, elles sont comparées et enregistrées avec les recettes au lieu d'être répertoriées séparément, en donnant une image raisonnablement précise du capital disponible après l'achèvement du projet. C'est pratique car cela empêche les actifs et les passifs de devenir gonflés, ce qui peut arriver lorsqu'ils sont enregistrés séparément. Le suivi des marges bénéficiaires est également simple et rapide, car les revenus et les dépenses d'un même projet sont suivis ensemble.
Bien que le maintien d’une perspective financière large et à long terme soit utile en comptabilité d’entreprise, la méthode de la comptabilité d’achat n’est pas sans inconvénients. La comptabilité d'exercice nécessite plus d'estimation et de spéculations que la comptabilité de caisse, qui ne traite que des produits et des charges au fur et à mesure qu'ils surviennent. Par exemple, il est possible de compter le revenu avant qu'il ne soit réellement dans votre compte bancaire, puis de le dépenser, ce qui envoie une nouvelle entreprise dans le rouge ou même la faillite.
La méthode de la comptabilité d'exercice prend également plus de temps et est mieux supervisée par un comptable professionnel qui connaît les tenants et les aboutissants de la manière d'utiliser la méthode de comptabilité d'exercice avec précision. L’un des aspects délicats de la comptabilité, qu’il est préférable de laisser aux professionnels, est l’estimation des créances irrécouvrables ou des revenus qui ne risquent pas de s’en sortir. Bien que votre entreprise compte probablement principalement des clients fiables qui paient leurs factures rapidement, il y en a qui paieront leurs factures en retard ou pas du tout. Un comptable professionnel sait comment estimer ces pertes pour vous donner une image relativement précise de la santé financière de votre entreprise.
Comptabilité de caisse
La comptabilité de caisse enregistre les revenus lorsque l’argent est reçu et les dépenses lorsqu’ils sont payés. Par exemple, imaginez que votre entreprise achète 75 unités de conduit pour un projet de construction à venir, mais que la facture n’arrive pas avant un mois après la réception de la marchandise. Votre compte bancaire est un peu mince et vous attendez donc une semaine de plus pour payer la facture après sa réception. Vous n'enregistrez pas les dépenses jusqu'à ce moment-là, même si votre entreprise a peut-être déjà placé le conduit dans le projet de construction. Pour une petite entreprise, cela peut être un soulagement de ne pas avoir à enregistrer une dépense tant qu’elle n’a pas été payée, mais cela peut aussi vous amener à dépasser votre budget par accident et à vous retrouver dans l’impossibilité de payer rapidement l’argent que vous devez à un créancier.
Les mêmes principes s'appliquent aux revenus. Par exemple, vous signez un contrat avec un nouveau client qui s'engage à payer plusieurs milliers de dollars à votre entreprise à l'achèvement d'un projet majeur, ce qui vous prendra quelques mois. Entre-temps, votre entreprise doit acheter du matériel et terminer les travaux, ce qui constitue une dépense. En utilisant la comptabilité de caisse, vous ne disposez que des fonds présents dans votre compte bancaire pour acheter des fournitures. Même si vous n'allez pas accidentellement dans le rouge avec la banque, vous aurez un tableau gonflé des dépenses maintenant et un tableau gonflé de vos revenus deux mois après la fin du projet. Cela rend tout enregistrement de trésorerie disponible pour votre entreprise inexact et peu fiable.
Bien que la méthode de comptabilité de caisse ne soit pas aussi précise que la méthode de la comptabilité d'exercice à long terme, l'un des avantages est qu'elle n'exige pas autant de marge de manœuvre que la méthode de la comptabilité d'exercice. L'estimation requise par la méthode de la comptabilité d'exercice est utilisée de la manière la plus sûre par une entreprise rentable, avec un levier financier suffisant pour couvrir les dépenses avant la réception du revenu. Votre entreprise peut commencer avec la méthode de la comptabilité de caisse puis, avec l’aide d’un comptable professionnel, passer à la comptabilité d’exercice au fur et à mesure que votre capital augmente.
Comptabilité de caisse modifiée
La comptabilité de caisse modifiée combine les forces de la comptabilité d’exercice et de la comptabilité de caisse. Dans cette méthode, le revenu est documenté au fur et à mesure qu'il est gagné, en utilisant la méthode de la comptabilité d'exercice. Dans le même temps, les dépenses sont documentées lors de leur paiement, comme dans la méthode de la comptabilité de caisse. Bien que la méthode de la comptabilité de caisse modifiée ne soit pas conforme aux principes comptables généralement reconnus ni aux PCGR, certains propriétaires d'entreprise estiment qu'elle rassemble le meilleur des deux principales méthodes de comptabilité.
Par exemple, si vous avez un contrat pour construire une maison en octobre et que celle-ci sera terminée en janvier, les revenus sont enregistrés en octobre. Les matériaux de construction achetés en vue de l'achèvement du projet sont enregistrés progressivement tout au long du projet.De cette manière, votre entreprise conserve un enregistrement précis des revenus et des ventes, tout en ayant la possibilité de garder des actifs fluides aussi longtemps que possible pendant le processus de construction lui-même. Par conséquent, la comptabilité de caisse modifiée peut être utile pour certaines petites entreprises qui ont d'importants projets à venir, sans que le grand compte bancaire ne corresponde.
L'inconvénient majeur de la méthode de comptabilité de caisse modifiée est qu'un agent ou un auditeur externe examine les registres financiers de votre entreprise. Comme cette méthode n'est pas conforme aux PCGR, vous devrez revenir en arrière et convertir tous vos enregistrements en méthode de la comptabilité de caisse ou en comptabilité d'exercice. Cet excès de travail coûterait du temps et de l’argent à votre organisation à long terme.
