Les réunions ont lieu un peu partout où il y a du monde. Les églises, les écoles et les entreprises tiennent toutes des réunions pour une raison ou une autre. Lorsque les procès-verbaux sont bien établis, ils peuvent facilement être communiqués aux autres membres de la réunion qui ont besoin d'entendre quelque chose de nouveau, en particulier un jour ou deux après la réunion. Même si nous essayons, nous ne nous souviendrons jamais de tout. C'est pourquoi il est si important de rédiger correctement les procès-verbaux lors d'une réunion.
Prendre des minutes
Vérifiez si votre entreprise, votre église ou votre école a un format requis pour la rédaction des procès-verbaux des réunions. Certains établissements ont une certaine manière de faire les choses, même si cela varie un peu de la norme. Assurez-vous de suivre le format demandé.
Asseyez-vous dans un endroit où vous pouvez voir et entendre tout le monde. Il est difficile d’écrire le procès-verbal lorsque vous cherchez qui a dit quoi. Il est préférable de s’asseoir dans un endroit central si la salle est assez grande sans amplification. Asseyez-vous à l'avant de la salle lorsque de grands groupes utilisent des microphones.
Écrivez la date sur votre papier. Préparez votre papier et votre stylo avant le début de la réunion pour éviter de rater quelque chose d’important au début. Indiquez également si cette réunion concerne un sujet ou un problème spécifique. En outre, notez rapidement la disposition des sièges si les membres sont relativement peu nombreux. Cela vous aidera également plus tard en prenant note de qui a dit quoi.
Enregistrez tout le monde qui est là. Assurez-vous d’écrire le responsable de la réunion ainsi que ceux qui n’ont pas pu y assister pour une raison ou une autre. Si possible, préparez un aperçu du sujet à l'avance pour vous donner une piste à suivre tout en prenant des minutes lors de la réunion.
Ecrivez qui a dit quoi, idée ou sujet, discussions et décisions concernant ces discussions. Si un vote a lieu, écrivez qui a présenté le vote, qui l’a appuyé et quel en a été le résultat, par exemple 4 voix contre 9.
Ne pas enregistrer absolument tout ce qui a été dit pendant la réunion. Il suffit de noter les idées et les sujets en résumé. Vous allez devenir fou si vous essayez d'écrire chaque mot prononcé par chaque personne.
Recopiez vos procès-verbaux dès que possible après la réunion. Cela évite les erreurs et les pertes de mémoire. Assurez-vous de vérifier votre orthographe avant d’imprimer le procès-verbal et de le distribuer à ceux qui étaient à la réunion.
