En tant qu'employeur, vous êtes responsable de la retenue de l'impôt fédéral sur les chèques de paie des employés, puis de la remise des sommes à l'Internal Revenue Service. Bien que cette exigence ajoute des tâches administratives et des tâches de comptabilité à votre liste de tâches, le processus de calcul de la retenue d'impôt de l'employeur est simple. L’IRS publie la publication 15 (Circulaire E), Guide de la fiscalité de l’employeur, qui contient les informations dont vous avez besoin pour assumer la responsabilité de la taxe sur la masse salariale de votre employeur et éviter les ennuis. La circulaire E est mise à jour chaque année pour refléter les modifications apportées au code des impôts fédéral.
Que comprend la circulaire E?
L'annexe E est un guide complet sur les charges sociales des employeurs fédéraux. Il vous guide tout au long du processus de création d'un compte IRS en tant qu'employeur, de réception d'un numéro d'identification d'employeur et de la détermination des personnes que vous devez traiter en tant qu'employé aux fins de l'impôt. Il fournit également des informations sur la configuration de votre système de paie pour la synchronisation avec les rapports IRS, les exigences en matière de retenue à la source et la détermination du type de période de paie à utiliser: hebdomadaire, bimensuelle ou mensuelle. Il fournit également des informations sur la remise des paiements de taxe sur la masse salariale à l'IRS, que ce soit en postant des chèques si votre masse salariale trimestrielle est inférieure à un seuil ou en effectuant des dépôts d'impôt en ligne selon un calendrier déterminé par votre volume de taxes et de masse salariale. La circulaire E contient également des dizaines de pages de tables d’impôt que vous pouvez utiliser pour rechercher le montant à déduire du chèque de paie de chaque employé en fonction du salaire et de circonstances individuelles telles que l’état matrimonial.
Comment utiliser la circulaire E en entreprise
Certaines des informations contenues dans la circulaire E sont destinées aux employeurs pour la première fois, telles que les informations relatives à l'inscription à un EIN. D'autres informations, telles que les spécifications régissant les personnes à traiter en tant qu'employé, sont pertinentes lorsque vous recrutez des employés pour la première fois, mais vous pouvez vous y référer au fil du temps lorsque vous employez des travailleurs dans des circonstances différentes. Les tables d’impôt figurant à la fin de la circulaire E vous permettent de calculer vos impôts sur la masse salariale de manière continue, en particulier si vos employés reçoivent des salaires plutôt que des salaires et que le montant de leur salaire varie d’une période de paie à l’autre. Conservez la copie de la circulaire E que l’IRS vous envoie chaque année et consultez-la au besoin.
Comment utiliser les tables de taxe
Lorsque vous engagez des employés, demandez-leur de remplir des formulaires W-4 pour fournir des informations sur les retenues à la source ou un résumé de leur situation personnelle qui affectent le montant de l’impôt fédéral qu'ils doivent payer. Vous pouvez trouver les formulaires W-4 en ligne et les conserver au dossier une fois que vos employés les ont complétés. Lorsque vous écrivez des chèques de paie, recherchez dans les tableaux des taxes sur la paie la page qui correspond à votre période de paie standard et également au statut de classement d'un employé particulier, tel que le classement des célibataires ou des conjoints. Localisez la colonne pour le nombre de retenues à la source spécifiées sur le W-4 de chaque employé et faites défiler l'écran jusqu'à la ligne indiquant la fourchette de rémunération, qui comprend le montant de son salaire. Le nombre sur la ligne et la colonne correspondantes vous indique le montant de l'impôt fédéral à retenir pour la période de paie.
