Une lettre circulaire est utilisée pour partager les mêmes informations avec un large public. Son objectif diffère de celui d'une lettre personnelle, qui envoie des informations particulières à un ou plusieurs destinataires. Les lettres circulaires sont souvent utilisées pour annoncer de nouvelles informations ou pour clarifier les politiques. Ils sont un peu généraux dans le sujet, car ils sont largement lus. Écrire une lettre circulaire de quelque nature que ce soit nécessite quelques étapes importantes.
Connaissez votre public. Pour les lettres circulaires, le lectorat est varié. Il peut donc être difficile d'évaluer le niveau de connaissance de votre auditoire ou de connaître le contenu que vous souhaitez partager. Cependant, considérez la majorité des lecteurs probables lorsque vous écrivez, afin que votre lettre soit utile au plus grand nombre.
Distinguer les lettres circulaires internes et externes. Une lettre circulaire interne, bien que distribuée à un grand groupe, reste limitée à un groupe. Par exemple, une entreprise peut envoyer une lettre interne aux employés concernant une nouvelle politique d'entreprise. En revanche, une lettre externe serait une lettre distribuée à tous les clients ou au public.
Utilisez la tonalité et la voix correspondant au type de communication (interne ou externe) pour lequel la lettre circulaire fonctionnera. Par exemple, un ton sévère conviendrait pour une lettre circulaire adressée à tous les employés concernant les retards ou l'absentéisme. Toutefois, il ne conviendrait pas d'utiliser un ton sévère pour l'envoi d'une lettre aux clients.
Ne partager que les informations autorisées. Les lettres circulaires étant destinées à un large public, elles ne sont pas adaptées à la divulgation d'informations confidentielles ou de détails non destinés à un large public.
