Les lettres officielles font partie de presque toutes les professions, quel que soit le domaine. Avis, demandes de renseignements et invitations: ils sont de toutes formes et de toutes tailles, mais presque tous suivent le même format. Les débuts des lettres professionnelles sont importants car ils donnent le ton à votre lecteur. Si votre lettre semble impersonnelle ou manque de professionnalisme, le lecteur pourrait s'interroger sur la légitimité de votre entreprise ou sur votre capacité à traiter des informations relatives au travail contenues dans la lettre. Dans l'intérêt de votre lecteur, les lettres professionnelles doivent être polies, concises et informatives.
Écrivez votre adresse en haut de la lettre. Utilisez l'adresse commerciale, la ville et le code postal. Une adresse indiquera à votre lecteur d'où provient la lettre et à quel endroit il peut envoyer ses propres correspondances.
Ecrivez la date à laquelle la lettre a été écrite une ligne en dessous de votre adresse. Écrivez le mois, la date et l'année (le 24 décembre 1997). La date informera le lecteur de la date à laquelle la lettre a été écrite.
Écrivez l'adresse de votre lecteur une ligne en dessous de la date. Commencez par leur nom (il est généralement approprié d’ajouter un titre personnel comme Dr. ou Mrs.) et ajoutez leur adresse postale, leur ville et leur code postal dans les lignes ci-dessous. Si vous envoyez la lettre dans une enveloppe à fenêtre, cette section indiquera au bureau de poste où la lettre doit être envoyée.
Commencez par une salutation plusieurs lignes en dessous de l'adresse de votre lecteur. Commencez par "Cher …" et ajoutez leur nom complet. Utilisez un titre personnel pour démontrer le respect du destinataire de la lettre. Ajoutez deux points après le nom (Cher M. John Smith:)
Conseils
-
Utilisez des polices ayant un aspect professionnel, comme Arial ou Times New Roman. Double-space et utilisez une police de taille 12 points.
Utilisez un en-tête pour toutes les correspondances comprenant votre nom et votre adresse.
