Même à l'ère du courrier électronique et des textos, les lettres commerciales en papier ont leur place. Passer du mode numérique au mode papier peut constituer un défi: un courrier électronique peut sembler informel, mais une lettre écrite requiert un degré de dignité et de classe. Ne craignez pas d'essayer de paraître original. Vous ferez mieux de vous en tenir aux formats éprouvés et aux règles de l'étiquette de la communication professionnelle.
S'en tenir au point
Que vous répondiez aux critiques ou que vous demandiez votre CV, votre lettre devrait rester pertinente. Ne jamais aller au-delà d'une page et ne jamais être discourtois. Si quelqu'un vous a écrit une lettre de plainte remplie d'invective, restez poli et calme lorsque vous lui répondez. Si la lettre originale concerne une opportunité commerciale, dites merci. Ne jamais impliquer qu'en écrivant vous avez tout résolu - que le plaignant doit être pleinement satisfait, que vous savez que vous obtenez le poste. C'est à votre correspondant de décider.
Format et police
Le format standard d'une lettre commerciale est à simple interligne, avec un espace entre les paragraphes et tout est justifié dans la marge de gauche. Au 21ème siècle, il est acceptable de s’éloigner de la norme de bloc, par exemple en indentant les paragraphes. Times New Roman, taille 12, est presque toujours une police acceptable et lisible. Si votre société a des préférences - par exemple, elle préfère les paragraphes en retrait - formatez-la de cette façon.
Ce qui va sur le dessus
La mise en page standard commence par l'adresse de votre entreprise. Si vous écrivez sur du papier à en-tête, vous pouvez l'ignorer. Sous l’adresse figure la date, puis le nom du destinataire, son entreprise et son adresse. Ignorez une ligne, puis adressez-vous au destinataire sous la forme "Dear Ms." ou "M." sauf s'il a un titre tel que "Dr." N'utilisez pas les prénoms sauf si le rédacteur de la lettre initiale l'a fait.
L'extrémité inférieure
Enveloppez la lettre avec un «sincèrement», suivi de suivi de votre signature, puis de votre nom dactylographié. Si vous envoyez quelque chose avec la lettre, comme un formulaire, une estimation de coût ou votre CV, écrivez «pièce jointe» sous votre nom, suivi d'une liste des pièces jointes. Si vous envoyez quelque chose dans une lettre distincte, ajoutez une note telle que "sous une couverture distincte: état financier". Un "cc" suivi d'une liste de noms indique au destinataire que vous avez envoyé des copies à quelqu'un d'autre.
