Les lettres de modification de politique sont difficiles à rédiger, car elles ne favorisent généralement pas le client ou l’employé, même si cela est nécessaire. Les lettres de changement de politique, comme toutes les lettres véhiculant des informations négatives, doivent être soigneusement préparées et prises en compte. Si vous écrivez la lettre avec soin, elle peut expliquer la raison du changement tout en conservant l’acquisition de bonne volonté des clients ou des employés.
Utilisez le papier à en-tête de votre entreprise. Parce que cette lettre est une notification légale d'un changement de politique, elle doit paraître officielle et formelle.
Tapez la date complète. Ignorer un espace de ligne.
Tapez le nom du destinataire, l'organisation et l'adresse. Si cette lettre est un envoi en masse à tous les employés ou à tous les clients, vous pouvez omettre le nom et l'adresse ou utiliser la fonction de fusion et publipostage de votre programme de traitement de texte pour insérer automatiquement le nom et l'adresse de chaque lettre. Passer un autre espace de ligne.
Tapez "Cher M./Mme. (Nom)" suivi de deux points. S'il s'agit d'une lettre de masse, utilisez une formule générique telle que "Cher client valorisé" ou "Cher employé". Passer un autre espace de ligne.
Commencez la lettre en expliquant le problème qui a conduit au changement de politique. Utilisez des faits ou des statistiques qui aideront à convaincre le destinataire. Discutez toujours du problème en premier dans un message négatif - si le destinataire comprend le problème, il sera plus susceptible d'accepter votre solution.
Expliquez le changement de politique dans un langage spécifique et clair. Expliquez quand la nouvelle politique entrera en vigueur, les conséquences de ne pas la suivre et tout détail dont l'employé ou le client aura besoin pour effectuer le changement.
Remerciez la cliente ou l’employée pour son temps et sa coopération. Fournissez les informations de contact à utiliser si elle a des questions sur la politique.
Tapez "Cordialement" et ignorez trois espaces. Tapez votre nom complet et le titre. Signez votre nom au-dessus de votre nom tapé.
Faites une copie de la lettre pour vos dossiers et fournissez-en une autre pour votre service juridique. Postez les lettres originales. Si le changement de politique est important ou résulte d'un changement de loi, envoyez les lettres par courrier certifié afin que vous ayez une trace de la date à laquelle chaque destinataire a reçu sa lettre.
Conseils
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Gardez la lettre brève et polie. Ne surexpliquez pas les nouvelles négatives, ce qui pourrait créer des lacunes inattendues dans le changement de politique.
