Etant donné que les réglementations salariales fédérales et nationales ne traitent pas directement de l'envoi de chèques de paie périodiques par la poste, toute discussion sur le sujet doit inclure les concepts de «réception implicite» et de «limitation substantielle» définis par l'Internal Revenue Service. déterminer, aux fins de l’impôt, le moment où une personne touche un revenu et ce dernier pour vérifier si cette personne avait le contrôle des fonds.
Réception constructive
Le revenu est reçu de manière constructive, indique l’IRS, «lorsqu’il est crédité sur votre compte ou mis de côté de manière à le rendre disponible.» Cela ne signifie pas qu’un chèque de paie envoyé par la poste doit être en la possession de l’employé. Si nécessaire, l’employeur doit être en mesure de prouver qu’il a envoyé le chèque par la poste, conformément aux directives en matière de réception abusive. Si l’employeur n’a pas la preuve que le chèque a été posté à la date de paiement prévue, avertit l’IRS, il existe un sentiment de non-conformité. Cette perception est fondée sur le fait que l’employé a une limitation substantielle ou une limitation de ses revenus.
Limitation substantielle
Si une entreprise définit ses jours de paie comme les deuxième et quatrième jeudis de chaque mois, le contrôle des fonds par l’employé devrait alors être en place à ce moment-là. Les employés qui reçoivent un paiement par dépôt direct ne seront pas soumis à une limitation substantielle de leurs revenus si les fonds sont disponibles les deuxième et quatrième jeudis. Si les fonds sont utilisés de manière à rendre les fonds disponibles après les deuxième et quatrième jeudis, le contrôle est toutefois considérablement limité et l’employé n’a pas été payé à temps.
Non-conformité
Les lois sur les salaires et les heures de l’état traitent du moment du paiement Lorsqu'un employé initie une réclamation concernant un chèque de paie non remis, l'État vérifie le respect des directives concernant la réception par interprétation et le salaire horaire. Comme dans l'exemple de dépôt direct ci-dessus, si un chèque est posté après le jour de paie, la salariée a une limitation substantielle de son contrôle des fonds. Le retard dans l'envoi du chèque déclenche la non-conformité.
Vérifications finales
Le ministère du Travail n’a pas défini d’exigences en matière d’envoi de courrier pour les chèques de paie finaux; Cependant, votre état peut avoir des directives spécifiques qui devraient être adressées. Dans "Le manuel juridique de l'employeur", Fred Steingold écrit que si un employeur ne diffuse pas son dernier chèque de paie dans les délais impartis, il peut être condamné à payer des dommages-intérêts à l'employé et à encourir des sanctions pécuniaires.
Si vous émettez des vérifications finales à des employés de plusieurs États, veillez à vous reporter aux règles relatives aux vérifications finales pour chaque État. Portez une attention particulière au moment où le dernier chèque doit être livré, à la manière dont il doit être livré et si un affidavit d'un type quelconque est requis pour poster le chèque final.
Résumé
Les règlements sur la paie ne définissent pas spécifiquement les lois pour l'envoi de chèques de paie. Cela ne signifie pas qu'un employeur peut être laxiste en envoyant des chèques de paie en temps voulu ou dans la documentation connexe. Il est important de respecter le calendrier communiqué lors de l'envoi de chèques de paie. Cela évitera le risque de non-conformité.
