Une réunion de motivation bien conçue et réfléchie au bon moment peut donner aux employés le coup de pouce dont ils ont besoin pour atteindre leurs objectifs. Les réunions de motivation peuvent aider les employés à atteindre leurs objectifs de vente ou à récupérer après un trimestre lent. Avant de plonger dans la planification de la réunion, déterminez son budget. Si vous ne savez pas combien vous pouvez dépenser, demandez à un représentant comptable de vous fournir un rapport à jour du budget de votre service pour les réunions et les événements.
Être attentionné
Tenez compte du climat de travail et des besoins des employés lors de la planification de la réunion de motivation. Si les employés répondent à plusieurs chefs, adressez-vous à d'autres chefs de service pour vous assurer que la réunion n'interférera pas avec d'autres tâches. Évitez de planifier des réunions de motivation lorsque les employés ont des charges de travail extrêmement lourdes. Essayez de ne pas les planifier le vendredi après-midi, lorsque les employés sont distraits par le week-end ou le lundi matin, quand les employés s'installent encore dans leur flux de travail. Si vous avez besoin de planifier la réunion pendant une période occupée, prévoyez de la garder courte et concise. Pour vous assurer que la salle de réunion n'est pas réservée deux fois lorsque vous en avez besoin, vous devez alerter le service administratif de votre société ou réserver via un système de planification.
Fournir des aliments
Le vieil adage "si vous les nourrissez, ils viendront" est particulièrement vrai pour les fonctions de travail. Fournir de la nourriture indique aux employés que la réunion est importante et qu’ils sont valorisés. Cela les incite à y assister et augmente leur capacité d’attention. Vous pouvez toujours fournir de la nourriture même si vous n'avez pas un gros budget. Les employés s'attendent à une plus grande répartition au moment des repas. Ne planifiez donc pas le déjeuner et le dîner si vous n'avez pas les moyens d'organiser un repas complet. Au lieu de cela, fournissez des beignets et du café pour une réunion du matin ou des collations savoureuses l’après-midi.
Fais tes devoirs
Le contenu de motivation spécifique à votre réunion dépend du sujet et du contexte commercial. Peu importe la situation, un peu de recherche peut avoir un impact important sur votre réunion. Lisez les rapports d'avancement de l'entreprise et les documents de rétroaction pour découvrir où les employés sont frustrés, en difficulté ou autrement peu motivés. Notez un aperçu de la réunion et tous les points que vous souhaitez aborder. Organisez les points en trois concepts clés, qui seront plus faciles à digérer et à mémoriser pour les employés. Par exemple, les trois concepts pourraient être "où nous avons été, où nous sommes et où nous devons aller".
Parlez sincèrement
Avant tout, soyez franc, honnête et sincère avec vos employés. Évitez les discours fleuris et les tactiques émotionnelles qui peuvent sembler inauthentiques. Au lieu de cela, responsabilisez vos employés en leur rappelant tout ce qu'ils ont accompli. Par exemple, vous pouvez utiliser des diapositives PowerPoint qui mettent en valeur les réalisations et les améliorations les plus importantes apportées par une équipe au cours du dernier exercice, afin de les motiver à continuer à s’améliorer. Encouragez les employés à participer au processus d'établissement des objectifs du service ou de l'entreprise. À la fin de la réunion, montrez votre appréciation pour leur travail et communiquez votre conviction réelle qu'ils peuvent atteindre ou dépasser leurs objectifs.
