Tenir une réunion professionnelle réussie implique non seulement le contenu et les membres de la réunion, mais également la disposition du mobilier. Pour organiser efficacement une salle de réunion d’affaires, vous devez en examiner les fonctions et créer une atmosphère et un espace de travail propices à la productivité. Si la salle est bien aménagée pour votre réunion, les collaborateurs seront en mesure de travailler et de fonctionner sans interruption ni distraction afin de tirer pleinement parti du temps de réunion disponible.
Articles dont vous aurez besoin
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les tables
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Chaises
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Accessoires de présentation
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Liens de fermeture éclair
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Ruban adhésif
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Les lampes
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Tables d'appoint, au besoin
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Nourriture et boissons
Considérez la fonction de la salle et placez les tables en conséquence. Une réunion de type discussion devrait utiliser un style de table ronde en organisant les tables en cercle ou en demi-cercle afin que chaque participant puisse voir tout le monde. Les présentations peuvent utiliser une salle de réunion configurée avec un grand rectangle ou placer des tables plus petites en rangées avec chaque participant orienté dans la même direction.
Disposez vos sièges autour des tables en fonction de la disposition de votre table en utilisant des chaises confortables, adaptées à la durée de la réunion. Les sièges en plastique dur ne doivent être utilisés que pour de courtes réunions (une heure ou moins) afin de garder les employés concentrés et à l'aise. Placez deux à trois chaises supplémentaires sur le côté de la salle au cas où il y aurait plus d'invités que prévu ou une chaise brisée.
Placez les accessoires tels que les podiums, les tableaux à feuilles mobiles, les écrans de projection ou les affiches de présentation dans une zone bien visible à l'avant de la salle afin que chaque participant puisse le voir facilement. Si vous utilisez des documents ou des dossiers, placez-les sur chaque siège de la table ou mettez-les de côté pour pouvoir les distribuer plus tard au cours de la réunion. Ne laissez pas ces objets encombrer votre espace de travail ou rendre difficile le déplacement dans la pièce, par exemple en les empilant sur le sol.
Désactivez la sonnerie sur tous les téléphones de la pièce pour éviter les perturbations. Cependant, ne débranchez pas le téléphone pour permettre les appels sortants en cas d'urgence. Si des ordinateurs sont utilisés pour la réunion, attachez les câbles avec des attaches pour éviter de vous emmêler avec les pieds et scotchez les câbles au sol qui passent sur les passerelles.
Ajoutez un éclairage supplémentaire à la pièce au-delà de la lumière zénithale pour adoucir l'atmosphère et rendre les réunions plus longues moins astreignantes. Placez les lampes sur les tables latérales de manière à ce qu’elles ne gênent pas la vue ou ne gênent pas la vue, mais évitez les bougies, qui peuvent émettre une lumière douce et des parfums mais peuvent constituer un danger.
Aménagez une petite aire de restauration dans un coin de la pièce ou le long d’un mur près de la porte pour fournir de l’eau en bouteille, des sodas, du café ou des collations telles que des biscuits, des brownies ou des plateaux de fruits et de viande. Si vous utilisez des aliments pour de longues réunions, évitez les aliments riches en sucre et veillez à ce qu'il y ait une corbeille à proximité de la zone de service afin de garder la table propre et bien rangée à la fin du repas.
Conseils
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Si vous avez la possibilité de sélectionner la salle de réunion, essayez de trouver une pièce calme, à l’abri des bruits et des distractions, tout en conservant un emplacement pratique pour les salles de bain, au même étage du bâtiment.
Si possible, réglez le thermostat dans la pièce sur un réglage confortable afin que les personnes assises ne soient ni trop chaudes ni trop froides, ce qui crée une gêne et une distraction qui les empêchent de se concentrer sur la tâche à accomplir.
