Le monde des affaires regorge de réunions longues, ennuyeuses et décousues. Si votre réunion est ciblée et pertinente, tous les participants l’apprécieront. Qu'il s'agisse d'une réunion hebdomadaire du personnel ou d'une conférence de l'industrie, la planification et la préparation peuvent faire la différence entre une session productive et quelques heures fastidieuses.
Avoir un but
La réunion se déroulera plus rapidement et sera plus ciblée si vous avez une raison de la tenir. Même s'il s'agit d'une réunion hebdomadaire régulière, ce sera plus productif si vous avez un objectif spécifique. Établissez un ordre du jour abordant les sujets que vous souhaitez aborder. Tenez-vous en à l'ordre du jour: si quelqu'un aborde un sujet sans rapport, dites-lui de vous en parler à la fin de la réunion.
Inviter sélectivement
N'invitez pas de personnes qui n'ont pas besoin d'être là. Si tout ce dont vous avez besoin, c’est d’une mise à jour de son dernier projet, vous pouvez l’obtenir par courrier électronique. Maintenir la réunion à une taille raisonnable maintient les choses plus ordonnées et plus ciblées. Cela libère également plus de personnes pour un travail productif.
Préparez vos participants
Envoyez votre ordre du jour avant la réunion pour que tout le monde sache à quoi s'attendre. Si vous convoquez une réunion pour faire face à un développement récent (modification de la loi, retard du projet), incluez les informations de base dans l'agenda. De cette façon, tout le monde sera au courant et vous aurez plus de temps à la réunion pour aborder le développement.
Trouver le bon espace
Trouvez une salle suffisamment grande pour que tous les participants puissent s'asseoir confortablement. Presser les gens ou chercher des chaises vous distrait, vous met mal à l'aise et vous donne l'air mal préparé. Confirmez que la pièce dispose de tout l'équipement dont vous avez besoin et qu'il est en état de fonctionnement. Ceci est particulièrement important si la réunion comprend une présentation de diaporamas ou si quelqu'un va y assister par téléphone ou par vidéoconférence.
Dirige la réunion
Les ordres du jour ne sont pas magiques. De nombreuses réunions commencent par un objectif, puis les participants prennent une tangente. Si vous hébergez, c'est à vous de ramener le navire sur sa route. Si vos invités incluent des clients ou des cadres supérieurs, vous devrez le faire avec une touche délicate, mais vous devez le faire. Terminez la réunion à l'heure prévue.
Aidez les gens à se détendre
Vous ne voulez pas organiser une réunion aussi serrée, tout le monde a l'impression d'être dans un camp d'entraînement. Organisez une offre de collations et de boissons non alcoolisées. Prévoyez au début un peu de temps pour une petite discussion, car les gens aiment bien se rattraper. Il suffit de ne pas le laisser courir au point de retarder l’activité en cours.
