Organiser une réunion de travail pour les Japonais est à peu près la même chose que pour toute autre réunion de travail: référez-vous aux participants par leur nom de famille (et si vous parlez en japonais, suivez le nom de famille avec honorific –san); informez les participants de l'heure de départ bien à l'avance; offrir un choix de café, thé ou eau; commencer à l'heure; n'interrompez pas les gens quand ils parlent; rester sur le sujet; éviter le recours à l'humour; et soyez prêt pour des questions directes et personnelles.
Préparation
Avertissez tous les participants de l'heure de début le plus tôt possible et assurez-vous que tout le monde, Japonais ou non, comprend que la réunion va commencer à cette heure-ci. La culture japonaise accorde une grande importance à la considération des autres et la ponctualité est un signe de respect.
Choisissez un endroit calme si possible. Beaucoup de Japonais parlent anglais ou ont étudié l'anglais, mais les bruits de fond peuvent rendre difficile la compréhension d'une conversation. Avoir la réunion dans un endroit calme assurera un environnement d'écoute confortable.
Fournir un choix de boissons. Contrairement aux stéréotypes populaires, tous les Japonais ne boivent pas de thé japonais, en particulier lors de réunions de travail avec des non-Japonais. Il est préférable, si possible, de fournir aux participants un choix de café, thé, thé japonais et eau.
Assurez-vous de disposer de suffisamment d’espace table pour permettre aux gens de disposer des papiers et, s’ils en ont besoin, d’un dictionnaire électronique. Encore une fois, beaucoup de Japonais parlent anglais, mais ils peuvent vouloir, de temps en temps, vérifier le sens des mots obscurs ou inconnus utilisés pendant la réunion.
Prévoyez du temps avant le début de la réunion pour que les personnes échangent des cartes de visite et se présentent de manière informelle les unes aux autres. L'échange de cartes de visite est un acte important et obligatoire pour les hommes d'affaires japonais.
Commencer la réunion
Signalez que la réunion va commencer, permettant aux gens de s'organiser et de se préparer.
Présentez les participants. Si vous dirigez la réunion en japonais, utilisez le style d'introduction japonais: organisation d'abord, nom de famille en second lieu suivi de "-san". Prénom dernier. Vous pouvez choisir de laisser les participants se présenter. c'est parfaitement acceptable et, s'il est en anglais, le Japonais peut avoir le défi d'afficher ses compétences en anglais devant le groupe.
Répétez le but et les objectifs de la réunion. Cela aurait dû être annoncé à l'avance, mais cela aidera les gens si on leur rappelle. Rester sur le sujet est un signe de considération au Japon.
Conduite de la réunion
N'interrompez pas les personnes quand elles parlent. Laissez aux orateurs le temps de faire valoir leur point de vue. Au Japon, les gens ont tendance à expliquer des points en donnant d'abord des raisons, puis en les énonçant, alors que les gens des cultures occidentales l'expriment en premier, puis en donnent les raisons. Ce style de communication différent peut être une source d'impatience de la part des Occidentaux, et il vaut mieux le gérer en ne l'interrompant pas.
Restez sur le sujet. Conservez les anecdotes et les apartements pour la fin ou la réunion.
Évitez l'utilisation d'humour. Même si la culture japonaise est en train de changer et que l'humour est assez répandu au Japon, il est toujours préférable d'éviter l'humour lors de réunions de travail. L'humour est peut-être un signe d'amitié pour les Américains, mais pour les hommes d'affaires japonais, il peut être un signe d'immaturité et risque également de ne pas franchir la barrière de la langue ou de la culture.
Soyez prêt pour les questions directes. Le site "Foreign Translations" prévient les lecteurs que les Japonais ont tendance à être directs dans leurs questions lorsqu'ils font connaissance avec de nouvelles personnes (voir référence 1). Des questions telles que "Combien gagnez-vous?" "Es-tu célibataire?" ou "Quel âge avez-vous?" peut se produire. Si vous ne vous sentez pas à l'aise pour répondre à de telles questions, trouvez un moyen poli de dévier la question et ne faites pas l'infraction.
