Que vous rencontriez des clients pour présenter une proposition ou organisiez un déjeuner de travail avec le personnel, l'envoi d'une invitation par courrier électronique peut constituer un moyen rapide et efficace de coordonner l'événement.
Pensez à votre public. Le ton de votre courrier électronique devra être adapté à la personne que vous invitez à la réunion de déjeuner. Un ton décontracté convient parfaitement si vous déjeunez avec le personnel et que vous passerez le temps à discuter de stratégies et de séances de réflexion. Si l'objectif de la réunion est plus sérieux, vous devrez l'indiquer clairement dans votre correspondance avec les membres du personnel invités. Si le déjeuner est organisé avec les clients, vous aurez peut-être besoin d'un ton plus formel, en fonction de votre relation de travail avec eux.
Localisez un restaurant qui pourra accueillir votre groupe. En fonction du nombre d'invités, vous pouvez rechercher un établissement disposant d'une salle privée disponible. Lors de la planification d'un déjeuner-réunion avec les clients, il peut être utile de trouver un restaurant moins animé, où les conversations ne seront pas tendues à cause du bruit.
Décidez qui inviter à la réunion de déjeuner et consultez le calendrier du bureau pour déterminer si toutes les parties seront disponibles à la date en question. Pour les déjeuners du personnel, passez un coup de téléphone pour demander si les invités sélectionnés seront disponibles ce jour-là, puis demandez-leur de le garder ouvert pendant la finalisation des plans.
Appelez le restaurant de votre choix et établissez une réservation provisoire. Dites-leur que vous devrez peut-être ajuster le nombre de participants plus près de cette date. Si vous vous rendez compte que vous aurez plusieurs autres participants que prévu, assurez-vous d'informer le restaurant le plus tôt possible afin que le personnel puisse répondre à vos besoins.
Composez votre email, y compris les adresses email de chaque personne que vous souhaitez inviter. Utilisez la ligne d'objet pour indiquer le motif de l'e-mail. Incluez des mots tels que "Important" ou "Marquez vos calendriers", ainsi que la date et le motif. Par exemple, votre sujet pourrait se lire comme suit: "Important: déjeuner de travail du 2/18/09-RSVP Needed". Pour un déjeuner avec un client, vous devrez bien sûr affiner la ligne d'objet et la transformer en demande, plutôt qu'en demande.
Utilisez le corps du courrier électronique pour expliquer la nécessité de la réunion de déjeuner et ce que vous souhaitez que les participants apportent ou partagent au cours de la réunion. En fonction de la difficulté avec laquelle il est difficile d’identifier les gens, vous pouvez exiger qu’ils vous envoient leur réponse, afin de pouvoir finaliser le nombre de réservations avec le restaurant.Si vous organisez un déjeuner avec un client, vous pouvez demander une réunion pour le déjeuner et indiquer les points dont vous souhaitez discuter avec eux.
Conseils
-
Votre approche doit être basée sur l’atmosphère de travail de votre entreprise, du plus décontracté au formel. Envoyez une copie au personnel administratif afin que le calendrier du bureau puisse être mis à jour.
